בחירת אולם כנסים וכן סידור הישיבה בו מושפעת בעיקר מאופי הפעילות לה הוא מיועד. במרבית המקרים סידורי הישיבה באולם כנסים יהיו ישיבת תיאטרון, כלומר שורות של כסאות מסודרות מול המרצה, או ישיבה סביב שולחנות. במידה והפעילות המתוכננת היא הרצאה למשתתפים רבים, הבחירה האופטימלית תהיה אולם אודיטוריום – אולם כנסים אשר יכול להכיל מספר רב של משתתפים ובנוי בצורה מדורגת עם כסאות מובנים ובמה למרצה. אם מדובר בהרצאה או סדנא למספר מצומצם יחסית של משתתפים ניתן לשכור אולם כנסים קטן יותר.
האם תקציב האירוע שלך בנוי בצורה נכונה שתאפשר הפקת אירוע מוצלח? חברות וארגונים מבינים את החשיבות שבארגון כנסים ואירועים עסקיים והתועלות שניתן להפיק מהם, ולכן משקיעים תקציבים גבוהים, בעיקר כאשר מדובר על אירועים גדולים ומורכבים. האלמנטים השונים באירוע קשורים אלו באלו בתקציב האירוע, ובסופו של דבר התקציב משפיע לטובה או לרעה על המידה בה האירוע משיג את התוצאות הרצויות. מכאן החשיבות של תקציב מפורט, מבוסס וריאלי, והקצאה נכונה של התקציב לאלמנטים השונים.
מרכזי כנסים רבים מציגים עצמם כנותני שירות מקצועי ואיכותי בכל הקשור לעריכת כנסים עסקיים, אך אין זה אומר כי כל מרכז כנסים יכול לספק את השירות האיכותי ביותר בכדי להבטיח אירוע מקצועי. חשוב להבין כי כנס עסקי הנו בעל תפקיד מכריע בתחום השיווקי והעלאת המודעות למותג העסק בעיני המשתתפים ולכן אין להקל ראש בבחירת מרכז כנסים. תיאום ציפיות מרכז כנסים איכותי צריך לתאם ציפיות מול מבקשי השירות בכדי להבין בדיוק באיזה כנס עסקי הם מעוניינים, מה החזון, איך הכנס אמור להראות ומה התפקיד שהוא בא למלא? האם מדובר בכנס הנועד אך ורק לעובדי החברה המעשיר אותם בידע מקצועי או האם הוא פתוח לקהל הלקוחות ולמשקיעים פוטנציאלים. המטרה שלשמה עורכים את [...]
מחפשים את המקום המושלם לכנס או כל אירוע עסקי אחר? אחד השלבים העיקריים בהפקת אירוע עסקי כרוך בבחירת המקום בו יערך האירוע, ולהחלטה זו יכולה להיות השפעה רבה על הצלחת האירוע בסופו של דבר. ברוב המקרים, מומלץ לבחור אולם כנסים במרכז. מהם היתרונות שבבחירת אולם כנסים במרכז? כיצד לבחור את המקום לאירוע שלכם בצורה הטובה ביותר? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמתחילים בהפקת האירוע? כל זאת ועוד במאמר שלפניכם. מדוע אולם כנסים? הפקת אירוע עסקי, ובוודאי אירוע בעל אופי רשמי או שיווקי, הינה שונה מהפקת אירוע משפחתי כגון חתונה או בר מצווה. אופי האירוע שונה, כמו גם התוכן של האירוע. בהתאם לכך יש צורך פעמים רבות בבמה להעברת הרצאה או [...]
סדר יום מוצלח יהיה מתואם עם המטרות שהוגדרו לכנס, ובמקביל לכך, ישאירו את המשתתפים מעורבים ומתעניינים בתכניו. היכן מתקיימת ההרצאה הבאה? מי מנחה הסדנה הזו? אילו מההרצאות יהיו הכי מועילות עבורי? אלו רק כמה דוגמאות לשאלות שעוברות במוחו של משתתף בכנס. המפתח ליצירת כנס מוצלח שיהווה חוויה מהנה עבור המשתתפים, מבלי להציף אותם, הוא תכנון תוכן באופן אינטואיטיבי ו'קל לעיכול'. לכן, יצירת סדר יום איכותי לכנס הוא חיוני. סדר היום הוא עמוד השדרה של הכנס, והוא חשוב עבור מארגני הכנס, לא פחות מאשר עבור המשתתפים בו. סדר היום מאפשר למארגני האירוע למדוד באופן מדויק את רמת המעורבות באירוע, לקבל פידבק מהמשתתפים ולמצוא הזדמנויות לחסויות. במאמר זה נפרט את הדרכים הטובות [...]
תהליך הצ'ק-אין, ההרשמה עם ההגעה לכנס, יכול לקבוע את הטון עבור המשתתפים והרושם איתו יצאו מהכנס. לכן, יש להקדיש גם לו את תשומת הלב הראויה בתהליך הפקת כנסים. לאחר חודשים של תכנון, וודאי תרצו לעשות על משתתפי הכנס את הרושם הראשוני הטוב ביותר. רושם זה יתקבל הרבה לפני ההרצאה או הפאנל הראשון – בתהליך הצ'ק-אין. תכנון תהליך הצ'ק-אין מראש מטרתו לספק למשתתפי הכנס חוויה טובה וחיובית. להלן כמה טיפים שיעזרו לכם להשיג מטרה זו. שלחו למשתתפים אימייל לפני האירוע ובו פרטים לגבי ההרשמה במקום – שליחת הסבר כזה במייל כמה ימים לפני האירוע יעזור להבטיח שתהליך הצ'ק-אין יהיה מהיר ויעיל. כתבו היכן ימוקמו עמדות ההרשמה, כיצד היא תתבצע וכו'. צרו [...]
התכוננות לקראת אירוע עסקי יכולה להיות מאתגרת וטיפה מלחיצה, במיוחד עבור אלו האמונים על ההרצאות עצמן. כל הרצאה, ובמיוחד באירועים עסקיים, מצריכה הכנה מקדימה ותרגול. ככל שהמרצה יהיה יותר מוכן וידע לבנות את ההרצאה שלו בצורה חמה, כך המידע והמסר השיווקי יועבר בצורה טובה יותר. מרכז וואהל – אולם כנסים במרכז מביא לכם שלושה עקרונות מנחים להרצאה מנצחת: הכנה מוקדמת בזמן ההכנה להרצאה, זכרו כי הנכם מופיעים בשטח אולם הרצאות בפני קהל – קהל שמאזין, מעלה שאלות וצריך הסברים מקיפים יותר מעבר למה שמוצג במצגת. לשם כך, היו מומחים במידע שאתם מעבירים, הכירו את הפרטים הקטנים והכינו את עצמכם לשאלות מסובכות שלאו דווקא יגעו בנקודות על המצגת, על מנת לתת [...]
כל בעל עזק רוצה לפתח את ההון האנושי בעסק כמה שיותר. הדרכת העובדים הנה חלק בלתי נפרד מההתפתחות הכלכלית של כל עסק. בין אם מדובר בעסק קטן, בחברת הייטק או או בארגון ציבורי, השקעה בעובדים מניבה פירות לעתיד הרחוק, יוצרת קשר מאחד בין העובדים ותחושת נאמנות למקום העבודה. הדרכת עובדים מחוץ לסביבת העבודה הטבעית כל פעילות משותפת של העובדים מחוץ לאזור העבודה יוצרת באופן טבעי קשר חזק יותר בינם שנמשך גם למקום העבודה. תחושת ההשתייכות שנוצרת מעלה את האווירה במקום העבודה, יוצרת עובדים שמחים יותר ומביאה לסביבת עבודה נעימה ופורה. מעבר לעניין תחושת השייכות, הדרכות והשתלמויות חושפות את העובדים למידע מקצועי רב ערך שתורם גם להם באופן אישי ופי כמה [...]
הכלל המנחה בעיצוב המצגת לאירוע עסקי הוא עקביות. יש להקפיד על מבנה אחיד לכל השקופיות – שדות הכותרת, גופנים, רקע, מספור סעיפים ותתי סעיפים וכמובן שמירה על צבעים זהים לכותרות וסעיפי המשנה. עיצוב נכון של הטקסט מהי כמות המלל המומלצת? – 7 שורות לשקופית, 7 מילים בשורה ובכתיבה אופקית בלבד. אל תחששו מכמות השקופיות – ההעדפה היא הרבה שקופיות שאינן עמוסות, מאשר מעט שקופיות עמוסות במידע. הקפידו להשתמש בסימני פיסוק ליצירת משפטים תקניים, אך השתמשו בהם רק במקומות ההכרחיים מאחר וסימני פיסוק מיותרים נוטים להסיח את הדעת בקלות. גופנים גם אם אתם רוצים להיות יצירתיים, הקפידו לא להשתמש ביותר משני גופנים שונים על גבי השקופיות. מומלץ שגודל הגופן עבור הכותרות [...]
תל אביב ידועה בצפיפותה בכבישים והעומס בחניונים. עם כמה שתל אביב מהווה המקום האידיאלי לעריכת כנסים עסקיים בשל מיקומה המרכזי, היא גם העיר המאתגרת ביותר מבחינת דרכי הגעה אל הכנס וסידורי חניה. השיקולים שבחירת אולם כנסים בתל אביב, אינם צריכים להסתכם רק באולם עצמו ובאיכותו, אלא גם לקחת בחשבון את הנוחות שבהגעה לאירוע ויציאה ממנו. מקום חניה מעבר לבדיקת הימצאות מקום חניה, יש לוודא כי החניה גדולה מספיק בכדי להכיל את מספר האורחים של הכנס. העדיפות היא לחניון המכיל מקומות חניה רבות יותר ממספר האורחים בכדי לקחת מקדם ביטחון ולוודא שאכן כולם יסתדרו. הדבר השני שיש לבדוק הוא מחיר החניה. אנשים רבים יעדיפו להמשיך ולחפש חניה באזור אם מחיר החניון יקר [...]
