סדר יום מוצלח יהיה מתואם עם המטרות שהוגדרו לכנס, ובמקביל לכך, ישאירו את המשתתפים מעורבים ומתעניינים בתכניו.
היכן מתקיימת ההרצאה הבאה? מי מנחה הסדנה הזו? אילו מההרצאות יהיו הכי מועילות עבורי? אלו רק כמה דוגמאות לשאלות שעוברות במוחו של משתתף בכנס. המפתח ליצירת כנס מוצלח שיהווה חוויה מהנה עבור המשתתפים, מבלי להציף אותם, הוא תכנון תוכן באופן אינטואיטיבי ו'קל לעיכול'. לכן, יצירת סדר יום איכותי לכנס הוא חיוני.
סדר היום הוא עמוד השדרה של הכנס, והוא חשוב עבור מארגני הכנס, לא פחות מאשר עבור המשתתפים בו. סדר היום מאפשר למארגני האירוע למדוד באופן מדויק את רמת המעורבות באירוע, לקבל פידבק מהמשתתפים ולמצוא הזדמנויות לחסויות. במאמר זה נפרט את הדרכים הטובות ביותר לתכנן סדר יום מנצח לכנס.
סקרים מקדימים
לפני שאתם 'צוללים' לתכנון סדר היום, כדאי שתהיו בטוחים אילו תכנים מעניינים את הקהל שלכם. דרך טובה להבין איזה סוג הרצאות/סדנאות/פעילויות יהיו פופולריות בקרב הקהל שלכם היא פשוט לשאול אותו. סקרים מקדימים לכנס בדף ההרשמה או שיווק דרך המייל יכולים לעזור בכך.
העברת סדר היום למשתתפים
לאחר שקבעתם את סדר היום, חשוב שהמידע הזה יהיה נגיש למשתתפים בצורה הטובה ביותר. בעבר הדבר היה נעשה באמצעות דפים מודפסים. בעידן הנוכחי, ישנם פתרונות מתקדמים יעילים יותר. אתר אינטרנט ו/או אפליקציה ייעודיים לאירוע יעזרו למשתתפים לעיין בתוכן הכנס לפני, במהלך ואחרי האירוע, להבין אילו הרצאות ופעילויות קיימות, מתי ובאיזה אולם כנסים נערכת כל אחת מהם. האופן בו התוכן מוצג צריך לשקף את המיתוג שנבחר לכנס בצבעוניות, בפונטים ובעיצוב הכולל.
מומלץ להשקיע בפורמט דיגיטלי שיאפשר למשתתפים להפגין מעורבות, לסמן את הפעילויות המועדפות עליהם, לשתף אותן ברשתות חברתיות ובכך להשיג חשיפה נוספת לפני הכנס, וכן לסמן "לייק" ולדרג אותן בזמן אמת. כך תוכלו להשיג מידע רב ערך ולהסיק מסקנות באשר להצלחת התכנים השונים בכנס גם עבור האירועים הבאים.
ארגון התכנים תחת תחומים ראשיים
אחד האתגרים בכנסים גדולים ועמוסי תוכן הוא הצגת המידע למשתתפים באופן ברור ולאפשר להם למצוא מידע בקלות ובמהירות. במקרים של כנסים גדולים כאלו, מומלץ לקבץ קבוצות של הרצאות, סדנאות, פאנלים וכו' תחת תחומים ראשיים שיהוו 'מטריה' לתת-הנושאים. לרוב פעילויות תחת אותו נושא יהיו גם באולם אחד לאורך היום, וכך יהיה נוח יותר למשתתפים להעביר את היום במקום לבזבז זמן יקר במעבר בין אולמות כנסים שונים, חיפוש האולם בו מתקיימת ההרצאה הבאה וכו'.
הציעו חשיפה לנותני חסות
חסות אינה חייבת לבוא רק בדמות רול-אפ או שילוט בחלל מרכז הכנסים. שקלו להציע לנתוני חסות אפשרות להעביר הרצאות, סדנאות או פעילויות אחרות. אלו ייהנו מחשיפה בלתי-אמצעית למשתתפים, ואתם תיהנו מחסות לאירוע ותוכלו לרתום אותם עוד יותר גם לקחת חלק בשיווק הכנס.
בחירה נכונה של מקום לכנס – מרכז כנסים
בחירת מקום לכנס צריכה לשרת את סדר היום שנקבע ולאפשר זרימה של האירוע עם מינימום תקלות. ללא ספק, עבור כנסים גדולים מסוג זה, מרכז כנסים הוא הבחירה האידיאלית לאירוח האירוע, משום שהוא ערוך בדיוק עבור אירועים מסוג זה בהם יש צורך בקיום מספר פעילויות במקביל. עבור כנסים גדולים מומלץ לבחור מרכז כנסים אשר מכיל מספר אולמות כנסים בגדלים שונים עם אפשרויות שונות של סידורי ישיבה בהתאם לצורך, ובכלל זאת אודיטוריום גדול בו ניתן לקיים פאנל ראשי ופעילויות מרכזיות. יש לבחור מקום נעים ומעוצב בו ניתן לעבור במהירות ובקלות מאולם לאולם בעת הצורך. חשוב לבחור מקום נגיש אשר יאפשר לכל אדם לקחת חלק בכנס, ואשר מחזיק בכל התשתיות והמתקנים הדרושים לאירוע מוצלח. במה, פודיום, מערכת הגברה ותאורה, אמצעי אודיו ווידאו, אולמות ממוזגים, רשת Wi-Fi ועוד, כל אלו יאפשרו למנחים להעביר את התכנים בצורה הטובה ביותר מצד אחד, ומצד שני יאפשרו למשתתפים ליהנות מהתכנים ולהפנים אותם.