תהליך הצ'ק-אין, ההרשמה עם ההגעה לכנס, יכול לקבוע את הטון עבור המשתתפים והרושם איתו יצאו מהכנס. לכן, יש להקדיש גם לו את תשומת הלב הראויה בתהליך הפקת כנסים. לאחר חודשים של תכנון, וודאי תרצו לעשות על משתתפי הכנס את הרושם הראשוני הטוב ביותר. רושם זה יתקבל הרבה לפני ההרצאה או הפאנל הראשון – בתהליך הצ'ק-אין.
תכנון תהליך הצ'ק-אין מראש מטרתו לספק למשתתפי הכנס חוויה טובה וחיובית. להלן כמה טיפים שיעזרו לכם להשיג מטרה זו.
- שלחו למשתתפים אימייל לפני האירוע ובו פרטים לגבי ההרשמה במקום – שליחת הסבר כזה במייל כמה ימים לפני האירוע יעזור להבטיח שתהליך הצ'ק-אין יהיה מהיר ויעיל. כתבו היכן ימוקמו עמדות ההרשמה, כיצד היא תתבצע וכו'.
- צרו זרימה הגיונית של תהליך ההרשמה במקום – כאשר משתתפים מגיעים למקום בו נערך הכנס, לרוב מרכז כנסים, חשוב שיידעו בדיוק לאן ללכת ולהירשם. ארגון נכון בחלל המקום ימנע תורים ארוכים ומשתתפים מבולבלים. חשוב לבחור מקום לכנס שיספק את כל הצרכים הדרושים לאירוע מוצלח, ועליו לכלול בהחלט חלל ייעודי גדול מספיק למספר עמדות הרשמה, רצוי קרוב לכניסה הראשית למבנה ככל הניתן. מרכזי כנסים מהווים את המקום האידיאלי עבור כנסים היות והם כוללים במבנה אחד מספר אולמות כנסים בגדלים שונים שמאפשרים עריכת מספר פאנלים, הרצאות וסדנאות במקביל, כמו גם חללים פתוחים שיכולים לשמש להרשמה והתכנסות, מינגלינג, כיבוד ועוד.
- עשו שימוש באמצעים מתקדמים – שימוש בנייר ועט הופך לדבר מן העבר. רשימות משתתפים ממוחשבות יאפשרו לאתר בצורה מהירה יותר את שמות המשתתפים שמגיעים להירשם. כאמור, הליך הרשמה מהווה את הרושם הראשוני לגבי הכנס. בוודאי אם הפקתם כנס שמשדר קדמה וטכנולוגיה ואתם מעוניינים במיתוג של המוצר ו/או העסק שלכם כמתקדמים, אתם לא רוצים שהמשתתפים יגיעו לעמדת הרשמה שעושה שימוש בדרכים מיושנות ובלתי יעילות ותפגע ברושם שאתם מעוניינים ליצור. כיום השימוש באמצעים מתקדמים להרשמה ממוחשבת הופכים נפוצים יותר, ולא פעם נעשה שימוש ב-QR code שנשלח למייל המשתתפים, וזה נסרק בכניסה לאירוע לתהליך צ'ק-אין מהיר במיוחד.
שימוש בתוכנות ייעודיות להפקות כנסים ואירועים יכול לסייע לכם לאסוף מידע חשוב בכל הנוגע לנרשמים לכנס, ושימוש באפליקציה ייעודית לאירוע יאפשר לכם אף לעודד נרשמים לעשות צ'ק-אין בכל פעם שהם נכנסים לאולם כנסים להרצאה או פעילות ספציפית, לתת דירוג או חוות דעת על ההרצאות/פעילויות השונות באירוע ועוד. כך תוכלו להשיג מידע חשוב לגבי תחומי העניין הספציפיים של המשתתפים ולהשתמש בו לכנסים הבאים, למוצרים ולשירותים שתציעו ללקוחותיכם, ועוד.
- צוות מקצועי ואדיב המשדר אנרגיה חיובית – חשוב שהצוות שיהיה באירוע מטעמכם יידע להדריך את המשתתפים ולהסביר להם לאן לגשת וכיצד להירשם. אנשי הצוות שיאיישו את עמדות ההרשמה צריכים להתנהל במקצועיות ולא פחות חשוב מכך, באדיבות. יש לראות בעבודתם חלק בלתי נפרד מחוויה הכוללת של משתתפי הכנס, ולהבהיר להם את חשיבותה. במידה והמשתתפים יעזבו את עמדות ההרשמה בהרגשה שדאגו ועזרו להם, רוב הסיכויים שרושם ראשוני זה ימשיך איתם לחלקים אחרים באירוע.
במהלך כנס, המיתוג שלו תלוי במידה רבה על האנשים שמנהלים אותו ולוקחים בו חלק. כל מי שבא במגע ישיר עם משתתפים מהווה שלוחה למיתוג האירוע. לכן, חשוב שכל אלו יבינו כיצד להתנהל מול המשתתפים, בעיקר בתהליך הצ'ק-אין. הצוות צריך לשדר אנרגיה חיובית כשמשתתפים ניגשים להירשם. אחרי הכל, זהו הרגע בו הם 'פוגשים' לראשונה את האירוע.
- חוויה ממותגת בתהליך ההרשמה – הכנס מתחיל ברגע משתתפים נכנסים למקום האירוע. לכן, גם עמדות ההרשמה והצוות צריכים לשקף את מיתוג הכנס. אל תראו בתהליך ההרשמה רק שלב לוגיסטי. הפכו את תהליך ההרשמה לחלק ממיתוג האירוע. כל נקודות המגע של המשתתפים בתהליך ההרשמה מהעמדות עצמן, מחשבים, חולצות הצוות וכו', צריכים להציג את המיתוג.
מעבר לטיפים לגבי תכנון תהליך ההרשמה בכנס, חשוב להסיק מסקנות ולהפיק לקחים מהתהליך לצורך האירועים הבאים, ובמידה ואספתם נתונים בתוכנה ייעודית, לעשות בהם שימוש חכם.