התכוננות לקראת אירוע עסקי יכולה להיות מאתגרת וטיפה מלחיצה, במיוחד עבור אלו האמונים על ההרצאות עצמן. כל הרצאה, ובמיוחד באירועים עסקיים, מצריכה הכנה מקדימה ותרגול. ככל שהמרצה יהיה יותר מוכן וידע לבנות את ההרצאה שלו בצורה חמה, כך המידע והמסר השיווקי יועבר בצורה טובה יותר.
מרכז וואהל – אולם כנסים במרכז מביא לכם שלושה עקרונות מנחים להרצאה מנצחת:
הכנה מוקדמת
בזמן ההכנה להרצאה, זכרו כי הנכם מופיעים בשטח אולם הרצאות בפני קהל – קהל שמאזין, מעלה שאלות וצריך הסברים מקיפים יותר מעבר למה שמוצג במצגת. לשם כך, היו מומחים במידע שאתם מעבירים, הכירו את הפרטים הקטנים והכינו את עצמכם לשאלות מסובכות שלאו דווקא יגעו בנקודות על המצגת, על מנת לתת את התשובות הטובות והמעמיקות ביותר עבור קהל השומעים.
במקרים רבים בהם אין הכנה מקדימה כראוי, הקהל יכול לקלוט כי למרצה אין הידע לשאלה ספציפית כזו או אחרת, וזה יכול להיות בסדר –ישנו גבול לכמות המידע שאנו יכולים לכסות עבור ערב אחד. למרות זאת, וודאו כי אתם בקיאים בעניינים החשובים והמהותיים ביותר לנושא ההרצאה בכדי להעביר את המידע בצורה הטובה ביותר.
הכינו את עצמכם לטכניקות הסברה שונות. לא כל מאזין בקהל מבין את אותה צורת הסבר כמו היושב לידו, וייתכנו מצבים בהם תצטרכו לתת את אותה תשובה רק מכיוון שונה, על מנת שהקהל יבין אתכם. לשם כך, חשוב שתכירו את הקהל היעד שלכם והתאימו את רמת ההרצאה והאופן שבו אתם מתכננים להסביר נקודות חשובות. חשבו על דוגמאות מעולם התוכן של קהל היעד שלכם על מנת להמחיש ולוודא הבנה טובה יותר.
לבסוף, לאחר בחירת מקום לאירוע עסקי הגיעו מוקדם יותר אל מרכז הכנסים והכינו את כל האמצעים הדרושים מראש. בדקו כי טכנית הכל מוכן ועובד כמו שצריך בכדי למנוע עיכובים בזמן האירוע עצמו. אם אתם משתמשים במצגת, וודאו שכל השקפים, הקישורים והאפקטים אכן עובדים ובחרו מקום לכנסים בו ניתן יהיה לראות את המצגת מכל מקום ישיבה באולם.
אולם כנסים במרכז וואהל סנטר
פחד קהל
לרבים מהאנשים יש פחד קהל. מדובר בדבר נורמלי לחלוטין וטבעי שלא כולם יהיו אשפי דיבור מול קהל. פחד קהל מגיע ברמות שונות ובמיוחד אצל אלו שלא התנסו בעמידה מול קהל מספיק בעבר.
ישנם דרכי התמודדות שיעזרו לכם להתמודד עם פחד קהל:
פחד פתיחת ההרצאה – שננו בעל פה את הפתיחה ממש כמו תוכי. אל תסתמכו על תמונה כללית של מה צריך להיאמר בפתיחה אלא זכרו בעל פה את המילים והמשפטים הראשונים שאתם צריכים להוציא מהפה. ברגע שתעברו את החלק שבעל פה, שאר ההרצאה כבר תזרום לכם בקלות.
יובש בפה – הכינו בקבוק מים והקפידו ללגום מים מידי פעם. מומלץ לא לשתות קפה או תה לפני הרצאה מאחר והם ידועים כחומרים משתנים וכמו כן לא לאכול ארוחה כבדה לפני.
רעד בקול – בכל רגע שאתם מבחינים רעד בקולכם. עצרו למספר שניות, שתו מים תנשמו עמוק ורק אז תמשיכו.
שכחה – טבעי לא לזכור את כל החומר בעל פה, לכן בכל פעם שיש לכם בלאק אאוט קטן נשמו עמוק, צרו קשר עין עם הקהל והתבוננו ברשימות שהכנתם מבעוד מועד, על מנת להחזיר את סדר הדברים לראש.
לאחר ההרצאה – ייעול לעתיד – בקשו מהמאזינים להעביר לכם משוב בע"פ או בכתב. בנוסף, בצעו משוב עצמי בסמוך להרצאה ונסו לחשוב מה הצליח יותר או פחות ומה כדאי להוסיף או להחסיר להרצאה הבאה. ככל תבינו לעומק מה עובד ומה לא וכמובן עם ניסיון תהפכו להיות אשפים הדיבור מול קהל.