האם תקציב האירוע שלך בנוי בצורה נכונה שתאפשר הפקת אירוע מוצלח? חברות וארגונים מבינים את החשיבות שבארגון כנסים ואירועים עסקיים והתועלות שניתן להפיק מהם, ולכן משקיעים תקציבים גבוהים, בעיקר כאשר מדובר על אירועים גדולים ומורכבים.
האלמנטים השונים באירוע קשורים אלו באלו בתקציב האירוע, ובסופו של דבר התקציב משפיע לטובה או לרעה על המידה בה האירוע משיג את התוצאות הרצויות. מכאן החשיבות של תקציב מפורט, מבוסס וריאלי, והקצאה נכונה של התקציב לאלמנטים השונים.
הכנת תקציב האירוע לא באה רק להבטיח פיקוח על ההוצאות, אלא גם לעזור למארגן האירוע להקצות בצורה נכונה את הכספים לאלמנטים החשובים ביותר באירוע. התקציב צריך לשקף את חזון האירוע והיעדים שרוצים להשיג באמצעותו. תקציב יעיל אין משמעו רק השגת ה'דילים' הטובים ביותר, אלא גם להבין במה כן שווה להשקיע. יש לראות בהוצאות השקעה, והשקעה באלמנטים הנכונים תחזיר את עצמה. הגדרה של החזון והיעדים של האירוע מבחינה זו יחסכו למארגן האירוע הרבה זמן, אנרגיה וכאבי ראש בהמשך.
ישנן דרכים שונות לפרק לגורמים את האירוע לשם התקצוב, אך נפרט עבורכם את הגורמים העיקריים שחוזרים על עצמם כמעט בכל כנס או אירוע. רוב התקציב מושקע בהוצאות במקום האירוע, שכן תרצו להבטיח חוויה בלתי נשכחת ובעל ערך למשתתפיו.
מרכז כנסים, אולם או כל מקום אחר לאירוע
פעמים רבות האלמנט החשוב ביותר הינו המקום בו יתקיים האירוע, שכן יש לוודא שהוא יאפשר להגשים את המטרות של האירוע באופן הטוב ביותר, בין אם מדובר על כנס שמטרתו העברת מידע ויצירת שיתופי פעולה, כנס שמטרתו חשיפה ומיתוג או אירוע עובדים. חשוב להקדיש חלק נכבד מהתקציב עבור מקום לכנס או לאירוע עסקי.
הדבר נכון בוודאי אם מדובר על אירוע גדול ויהיה צורך לשכור מקום שיאפשר מספר פעילויות במקביל. מרכז כנסים יהווה את האופציה הטובה ביותר במקרה כזה. מרכז כנסים מאפשר קיום אירועים שמטרתם נטוורקינג ושיתופי פעולה, אירועים המורכבים בעיקר מהרצאות, אירועים שמטרתם לחשוף מוצר או שירות, אירועי חברות לעובדים ולמעשה כמעט כל סוג אירוע. זאת הודות למבנה המיוחד של מקומות מסוג זה בהם יהיו לרוב מספר אולמות כנסים וחללים שונים אשר יכולים להתאים לסוגי פעילויות שונים. מקומות לכנסים מטבעם כוללים חללים מרווחים שמאפשרים למשתתפי האירועים לנוע בנוחות, להתרשם ממיצגים שונים, לפתח שיחות וכו'.
שלב המחקר והבדיקות לבחירת מקום לאירוע עסקי חשוב ביותר וכדאי להשקיע בו את הזמן הראוי, לפנות למספר מקומות ולשאול את כל השאלות. כמובן שמומלץ גם לבקר במקומות ולהתרשם באופן בלתי אמצעי מהמקום, האווירה במקום, האפשרויות, הצוות במקום וכו'.
מרצים ומנחים
אלמנט זה גם הוא משמעותי, ויש להשקיע בו מספיק משאבים מהתקציב כדי להבטיח את הצלחת האירוע. במידה רבה המרצים והמנחים באירוע הם שימשכו אנשים להשתתף באירוע. הם יהוו את ה'פנים' של האירוע, והדימוי שלהם ישפיע על המיתוג של האירוע שלך. מעבר לדימוי שלהם ולרמת הפרסום שלהם, חשוב שהמרצים והמנחים יתאימו לחזון האירוע ויוסיפו לתוכן שלו זווית מעניינת.
צוות האירוע
חשוב לתכנן מראש את ההוצאות הנוגעות לצוות שיהיה במקום ביום האירוע. אנשים אלו הם שיקבלו את פני משתתפי האירוע, יעזרו להם בתהליך ההרשמה ויכוונו אותם לאולמות הנכונים וכו'. יש לקחת בחשבון את עלויות השכר שלהם, ארוחות במהלך יום האירוע, נסיעות וכו'.
שילוט ומיתוג
כדי להבטיח חוויה בלתי נשכחת, יש להפיח חיים במותג האירוע. כדאי לדון ולפתח אסטרטגיה בעניין המיתוג כדי להבין כמה תקציב יהיה דרוש להקצות לכך – משילוט ובאנרים, אמצעים להקרנת שלטי מיתוג על גבי קירות המבנה, מתנות ממותגות וכו'.
אטרקציות
אטרקציות מאפשרות העצמה של חוויית המשתתפים, וכדאי לבחור כאלו שיעשו שימוש במוצר או השירות של הארגון. לדוגמה, שימוש באמצעים טכנולוגיים מתקדמים כמו עמדות מציאות מדומה יכולות לקחת את חוויית המשתתפים לשלב הבא. חשוב לבחור אטרקציות שיתאימו לתוכן האירוע ויש להם את אפקט ה"וואו".
מעבר לאלמנטים הקשורים למקום ולתוכן האירוע, יש לקחת בחשבון שני אלמנטים עיקריים נוספים:
שיווק ופרסום האירוע
חלק ניכר מהתקציב צריך להיות מושקע בשיווק ופרסום האירוע. ישנם ערוצי שיווק שונים בהם ניתן לעשות שימוש, ביניהם קידום ממומן במנועי החיפוש וברשתות החברתיות ויחסי ציבור. בסופו של דבר המטרה היא להשקיע באפיקים שיאפשרו הגעה לקהל הרלוונטי לאירוע שלכם באופן היעיל ביותר.
תקציב חירום
הפקת אירוע הינה תהליך בו לא פעם נתקלים בתקלות והוצאות בלתי צפויות. חשוב מלכתחילה להקצות תקציב לאלמנטים בלתי צפויים, כדי לוודא שלא תיתקלו במחסור ויווצר כאוס שלא יאפשר להתמקד בהוצאה לפועל של האירוע כהלכה.
מרכז כנסים וואהל סנטר
למחפשים אולם כנסים במרכז, וואהל סנטר, מרכז כנסים הממוקם ברמת גן, יכול להוות פתרון מעולה. במקום מספר אולמות כנסים, ביניהם שני אולמות אודיטוריום, האחד עד 800 משתתפים והשני עד 200 משתתפים, שני אולמות כנסים נוספים עד 200 איש, חלל התכנסות רחב, ומרפסת גדולה. במקום מערכות תאורה והגברה מתקדמות, וכל התשתיות הדרושות לאירוע מוצלח. צוות מקצועי ילווה אתכם משלב תכנון האירוע ועד לסיומו.