בשנים האחרונות הופכת תעשיית הכנסים הארגוניים לענף עסקי שהולך וצומח במהירות רבה.
מתכנני אירועים עסקיים הפכו להיות חלק חשוב מהפאזל הארגוני ויש בידיהם הכוח לא רק לבחור את המיקום האידיאלי לקיום מפגש עסקי, אלא גם לפרסם את המקום ברבים ולהמליץ עליו לאחרים בענף הפקת אירועים.
יש הטוענים כי הפקת אירוע עסקי היא בעצם קצת כמו תיאטרון. לפיכך, לעיצוב חלל מרכז כנסים, יש השפעה מכרעת על הצלחת הכינוס:
- הוא משפיע על מצב רוחם של האנשים.
- קובע עד כמה יהיה קל לאנשים להיפגש זה עם זה.
- עד כמה יתאפשר להם לקלוט מידע.
- באיזו מידה הם יוכלו להכיל את המידע ואת החוויה הרגשית הכוללת שחוו בכנס.
- על מה יחשבו כשיעזבו את הכנס.
- מה הם יספרו עליו.
- האם ימליצו לאחרים על מרכז כנסים זה.
עיצוב החלל של מרכזי כנסים לא רק משפיע על החוויה של משתתפי הכנס, אלא גם מעביר מסר. הנה כמה טיפים חשובים שיכולים לסייע בבחירת מרכז כנסים שיהווה חלל ידידותי הולם לאורחים:
- אור טבעי הוא פשוט “זהב טהור” לכל מרכז כנסים.
- רהיטים ניידים וצמחים צריכים להיות מסודרים כך שישפיעו על מסלול ההליכה של האורחים ועל המקום שבו יתכנסו. הם גם אמורים להקל על אנשים לקשור ביניהם שיחה ספונטנית.
- פינת קפה וטרקלין. אלה חיוניים כדי להקל על יצירת קשרים ושיתופי מידע (שהם לפעמים הסיבה המרכזית בגינה אנשים מגיעים לכנסים מלכתחילה). לעיתים קרובות, אינטראקציה אישית היא אחד היעדים החשובים שצריך לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע. ניתן גם להשתמש בשירותי קייטרינג לאירועי חברה.
- תאורה יעילה. תאורה מקצועית בחלל אולם כנסים חשובה ביותר, כיוון שלתאורה יש השפעה על מצב הרוח של המשתתפים באירוע. תאורת יום, תאורה רכה, תאורה שגורמת לכולם להיראות טוב, תאורת ערב ותאורת לילה – לכולן יש תפקיד ראשי בהצלחתו של אירוע עסקי.
- טכנולוגיה מעודכנת חבויה מאחורי הקלעים. מרכז כנסים חייב להיות מחובר ומרושת מבחינה טכנולוגית, כדי שמתכנן האירוע יוכל להפעיל אירוע עסקי באופן חלק וללא תקלות. אין שום תירוץ שיכול לרצות את האורחים כשהם מתלוננים על איכות ה-Wi-Fi, על איכות ההקרנה או כשהם לא יכולים לראות את המצגת באופן מספיק ברור. זהו “עמוד השדרה” של כל כנס גדול.
- גישה אל מחוץ לאולם. גינה או מרפסת מחוץ לאזור האירוע כדי להירגע קצת הן חיוניות ביותר. ברוב המקרים אין בעיה להתקין גינה סביב מרכז הכנסים. כל מומחה לעיצוב חלל יכול להפעיל את כל מה שנדרש כדי ליצור חלל חיצוני מושך לב.
לסיכום, בחירה במרכז כנסים בתהליך הפקת אירועים עסקיים הינה ראויה ומתאימה, ויכולה להיות אחד הגורמים החשובים המשפיעים על הצלחת האירוע. מחקרים מלמדים שאנשים נוטים לסמוך על המלצות של אחרים כשהם מחפשים מידע על מקום לאירוע. מנהלי מרכזי כנסים צריכים לקחת זאת בחשבון כי המטרה שלהם, כמובן, היא לארח כמה שיותר אירועים מצליחים שיצרו עבורם ממליצים נלהבים.