אולם כנסיםהפקת אירוע עסקי מגלמת יתרונות רבים עבור כל עסק וחברה. אירוע עסקי מוצלח יכול לתרום לשיתוף הפעולה עם קולגות, לחיזוק קשרים עסקיים קיימים וליצירת קשרים חדשים, לשימור לקוחות קיימים ולהרחבת מעגל הלקוחות. כמו כן, אירוע עסקי יכול לעזור לגבש את צוות העובדים ולהכשיר עובדים.

בהתאם למטרות השונות, קיימים סוגים שונים של אירועים עסקיים. הפקת כנסים יכולה לסייע בין היתר במקסום חשיפת חברה או מותג  וכן ליצור אווירה נכונה אשר תסייע ליצירת הקשרים הנדרשים לסגירת עסקאות. חברות יכולות לשאת פרי כתוצאה מיתרונות אלו אם הכנס יופק באופן מקצועי. יש להבין שמן הצד השני, החשיפה עלולה ליצור אפקט שלילי אם הכנס יופק באופן חובבני.

אם כן, על מה חשוב לשים דגש בתהליך הפקת אירועים עסקיים?

בחירת מקום לכנס או אירוע עסקי אחר

ראשית, כדאי לתת את הדעת על המקום בו יערך האירוע. גם אם החלטתם על הפקת כנס, חשוב להבין כי ישנם סוגים רבים של כנסים וימי עיון, ויש לבחור מקום לכנס שיתאים לסוג האירוע ולאווירה שתרצו ליצור. לדוגמה, במידה ומטרת הכנס שלכם היא ליצור קשרים חדשים ו/או לחזק קשרים עם לקוחות קיימים, כדאי לבחור באולם כנסים רחב ידיים המשרה אווירה נינוחה ומאפשר לאנשים לנוע בקלות בחלל, לפגוש אנשים ולנהל שיחה. חשוב שהחלל יעוצב באופן שיהיה תואם לאופי החברה ולמסרים שהיא רוצה להעביר. ישנם מקרים בהם יתאים חלל מרשים בעיצוב יוקרתי בעוד במקרים אחרים כדאי לעצב את החלל באופן קליל יותר.

לעומת זאת, אם המטרה באירוע היא להעביר מידע לעובדים או ללקוחות פוטנציאלים על ידי הצגה פרונטלית, כדאי לבחור אולם כנסים שמתאים למטרה זו. אפשרות מומלצת למטרה כזו הוא אולם אודיטוריום הודות לעיצובו המשופע, אשר מבטיח שכל הנוכחים בהרצאה יישארו קשובים. כאשר אנשים יכולים לראות את הדובר, קל יותר לשמור על מיקוד וריכוז.

מרכז כנסים הוא פעמים רבות האופציה המועדפת היות והוא יכיל מגוון אולמות וחללים מתוכם יהיה ניתן לבחור את אלו שיתאימו לאופי האירוע, מספר המשתתפים וכו'. כמו כן, ישנו יתרון לבחירת מקום לאירוע במרכז שיאפשר לאנשים מכל הארץ להגיע בקלות לאירוע, והדבר חשוב במיוחד אם מדובר על אירוע בעל אופי בינלאומי, הודות לקרבה לשדה התעופה.

הפקת אירועים עסקיים – בין תוכן לאוכל

שני פרמטרים עיקריים  אשר משפיעים באופן משמעותי על הצלחה של אירוע עסקי, כלומר רמת המעורבות וההנאה של המשתתפים בו הם תוכן האירוע והאוכל המוגש בו. מצד אחד, התוכן עצמו צריך להיות חדשני עד כמה שניתן, ולהיקטע מדי פעם בדברים שיפתיעו את הנוכחים. קחו בחשבון שאנשי עסקים הם שבעי כנסים. תכנית אמנותית, סדר מרוכז ומתומצת וכמות מספקת של הפסקות יסייעו לקהל שלכם להישאר ממוקד ורענן.

בתהליך הפקת אירועים עסקיים, ובעיקר אם מדובר על אירוע הנמשך לאורך כל היום או מספר ימים, לאוכל משקל רב גם כן ברמת ההנאה והרושם הכללי שיותיר על המשתתפים. ללא ספק, אם המוזמנים שלכם יחושו רעב או שהאוכל לא יערב לחכם, הם יתקשו להתרכז בתכנים, ובאופן כללי, לא יזכרו את האירוע לטובה.

הפקת ההזמנות לאירוע

לאחר שהתלבטתם לגבי המקום בו תרצו לערוך אירוע עסקי, בחרתם במועד המתאים ביותר, תכננתם את תכני האירוע, האוכל ויתר האלמנטים המרכיבים את האירוע, תוכלו להתפנות לעיצוב ההזמנה. מומלץ להתייעץ עם מעצב גרפי ועם יועץ תוכן, על מנת שתפיקו הזמנה ברמה הגבוהה ביותר, הן מבחינת התוכן והן מבחינת העיצוב. ההזמנה היא המפגש הראשון שלכם עם המוזמנים. על כן עליה להיות מושכת משתי הבחינות. אם בחרתם אולם כנסים במרכז הדגישו את נוחות ההגעה למקום על ידי ציון כל דרכי התחבורה הציבורית למקום כמו גם מפת הגעה עם רכב, אפשרויות חניה וכו'.

בעת הפקת אירועים עסקיים, זכרו שכשאנשים נענים להזמנה ובאים לאירוע עסקי או לכנס שהפקתם הם למעשה משקיעים מזמנם ומפרים את שגרת יומם, על מנת לכבד אתכם בנוכחותם. תנו להם להרגיש שאתם מעריכים את המעשה והשתדלו להנעים את זמנם ככל האפשר.