הפקת כנסיםישראל שואפת להשתוות לארצות אירופה וארצות הברית בתחומים רבים. עסקים ישראליים רבים שברו את תקרת הזכוכית והם פועלים בשוק הבינלאומי. הפריצה של עסקים רבים מישראל לשוק הבינלאומי קידמה מאוד את השוק הישראלי והיא מזמנת הרבה מאוד הזדמנויות של שיתופי פעולה בן יבשתיים.

בין הסוגים של אירועים עסקיים אשר מזמן אפשרויות לשיתופי פעולה בינלאומיים בין עסקים מקומיים ועסקים בחוץ לארץ הוא כנסים. כנסים בין לאומיים מפגישים בין בעלי עסקים ומנהלים מהארץ ומחו”ל. הפקת כנסים בינלאומיים שונה מאוד מהפקה של כנסים ארציים והיא דורשת הרבה מאוד תשומת לב לפרטים הקטנים.

הפקת אירועים עסקיים בינלאומיים

הפקת אירועים עסקיים בינלאומיים צריכה לעמוד בסטנדרטים גבוהים מאוד. בכל כנס בינלאומי רצוי שיהיו הסברים בכל השפות אותן דוברים משתתפי הכנס, וישנו הכרח שיהיו הסברים לפחות בעברית ובאנגלית. ארגון נכון של הכנס והדרכת עובדיו כראוי יכולים להפוך את הכנס לאירוע מאוד יוקרתי ואיכותי. חשוב ביותר לדאוג לתוכן מקצועי ברמה הגבוהה ביותר, תוכן מגוון שיותיר את המשתתפים סקרנים ומעורבים. כמו כן, חשוב לשים לב לסידור נכון של זמני ההרצאות ו/או הסדנאות בכנס ולוודא ביום האירוע שהכל מתנהל בזמן.

הפקת כנסים בינלאומיים במיקום מרכזי

הפקת כנסים בינלאומיים היא אמנות לכל דבר. כאשר אנחנו מפיקים אירוע בין לאומי אנחנו צריכים לשים לב להרבה מאוד פרטים שונים בו. אחד הפרטים שהכי חשוב לדייק בבחירה שלהם בארגון הכנס, הוא הבחירה של מקום לכנס.

חשוב לבחור אולם כנסים במרכז שהתחבורה אליו ודרכי ההגעה אליו נוחות. הבחירה לקיים את הכנס באזור גוש דן היא למשל בחירה מועדפת על מארגני כנסים רבים. כאשר הכנס הוא בינלאומי, רבים מהמשתתפים בו מגיעים בתחבורה ציבורית ולכן חשוב שהגישה אליו בתחבורה מסוג זה תהיה קלה ונוחה.

מרכז כנסים

כאשר אנחנו מארגנים כנס בינלאומי בכל נושא, בין מדובר על תחום המחשבים, פסיכולוגיה, משפטים, כלכלה או רפואה, חשוב להגדיר מהן המטרות של הכנס ומה הוא יכלול. כנסים רבים כוללים הרצאות בפני פורומים רחבים מאוד. לאחר שנקבע מה יהיה אופי הכנס, חשוב להתאים את החלל, כלומר אולם כנסים, בו הוא ייערך לתכנית שלו. בהתחשב בהיקף המשתתפים בכנסים בינלאומיים, אין זה מפתיע שלרוב המפיקים בוחרים לשכור מרכז כנסים לצורך האירוע. מרכז כנסים כולל חללים בגדלים שונים אשר יכולים לשרת פונקציות שונות, ובין היתר לרוב כוללים אולם אודיטוריום גדול שיכול להכיל קהל שומעים רב, ולאפשר הקרנת מצגות או סרטים.

בסופו של תהליך תכנון כנס, יש לעבור שוב על כל פרטיו במטרה לוודא שדבר לא הושמט או לא זכה להתייחסות הראויה. ככל שכל הפרטים הקטנים והגדולים בכנס יהיו מדויקים יותר ויתאימו לתכניות שלנו כך הכנס יהיה הצלחה גדולה יותר. חשוב לוודא שהתכניות שלנו לכנס אכן ניתנות לכדי מימוש במציאות בכלים שעומדים לרשותנו ולהתאים את עצמנו לתקציב.