כשמדובר על תכנון כנסים מקצועיים, חשוב להסתייע בחברה מקצועית המציעה שירותי הפקת אירועים עסקיים. הפקת כנסים אינו עניין של מה בכך, וכשניגשים למלאכה. בין אם מדובר בכנסים אקדמיים, עסקיים, חברתיים, כלכליים או רפואיים – חשוב לשמור על מקצועיות בכל שלבי הפקת הכנס.
הפקת כנסים מקצועיים משמעותה תכנון והוצאה לפעול של אירוע העוסק בתחום עיסוק ספציפי ומיועד לאנשים העוסקים בתחום זה ולא לקהל הרחב. לכנסים מקצועיים יכולות להיות מגוון מטרות, הכול בהתאם לצרכים ולרצונות של מארגניו. לדוגמה, חברה או ארגון מסוים יכולים להחליט ליזום כנס או לתת חסות לכנס במטרה למנף את פעילותם ו/או למתג את עצמם כמובילים בתחומם. בהפקת כנס כזה יושם דגש במהלך האירוע על חשיפת הארגון, מוצריו ושירותיו בפני כל משתתפי הכנס בצורה הולמת ובאופן הרצוי במטרה להעביר את המסרים הנכונים ולהשיג את המטרות באופן הטוב ביותר. במסגרת הכנס ניתן לגרום למשתתפיו להכיר את העסק מקרוב, את יתרונותיו, החומר האנושי שבו וההיסטוריה שלו. מטרה נוספת של כנס מקצועי יכולה להיות יצירת הזדמנות לבצע נטוורקינג – פרקטיקת חובה בקרב כל איש מקצוע שמעוניין לקדם את העסק, היוזמה או הפרויקט שלו.
הפקת כנסים – הדרך המהנה לקידום העסק
לכל סוג כנס יש אופי שונה. הפקת כנסים אקדמיים שונה לדוגמה מהפקת כנסים עסקיים. אחד הדברים החשובים ביותר בכנסים הוא כמובן התוכן והדוברים אשר מציגים את התכנים. רמת העניין שימצאו המשתתפים בתוכן תקבע את הפופולאריות של הכנס, ולכן ישנה חשיבות מכרעת בבחירה נכונה של נושאי ההרצאות והמרצים.
דבר חשוב נוסף הוא כמובן המיקום של הכנס. ככל שהכנס יתקיים במיקום מוכר ונוח להגעה, כך יש יותר סיכוי שיבואו אליו כמה שיותר אנשים. לכן, חשוב לבחור מקום לאירוע שהינו מרכזי ונגיש.
איזה סוג אולם כנסים / אירועים לבחור?
אין לכך תשובה אחת ואחידה, וזה מאוד תלוי בסוג הכנס, באופיו, ובסוג הקהל הרצוי. עם זאת, במקרים רבים העדיפות תהיה מרכז כנסים, שכן נוסחה מנצחת כמעט לכל כנס תהיה שילוב של תכנים מקצועיים אשר יועברו בהרצאות או מושבים ויצריכו אולם כנסים, עם מפגשי נטוורקינג ותכנים אומנותיים אשר יכולים להתבצע באולם סגור או בחללים פתוחים.
בחירה זו עבור מקום לכנס הינה אידיאלית היות ומרכז כנסים מציע מגוון חללים בגדלים שונים, אשר יכולים להתאים לסוגי פעילויות שונים. במרכזים כאלו יהיו חללים סגורים לצד חללים תחת כיפת השמיים. בין סוגי החללים הסגורים יהיה לרוב גם אודיטוריום, אשר הינו אידיאלי להעברת הרצאות ומושבים למספר רב של משתתפים, ומאפשר הצגת סרטונים ומצגות כמו גם מופעים אומנותיים.
הפקת כנסים – שיווק נכון של האירוע
חלק חשוב מהצלחת הכנס תלוי ללא ספק גם ברמת השיווק שלו. כנס שתוכנן כהלכה אך לא מפיק מספר מועט של משתתפים וודאי לא ייחשב כהצלחה. כנס הינו אירוע עסקי לכל דבר, ובכל עסק, חשוב להשקיע באפיקי הפרסום והשיווק הנכונים, ועם הזמן, יותר ויותר מאמצים מושקעים ברשת האינטרנט, המהווה היום את אחד מהאפיקים היעילים ביותר. גם לנותני החסות יש השפעה על הצלחת הכנס, וככל שנותני החסות יהיו מתאימים ורלבנטיים יותר לנושא הכנס, כך ירבו סיכוייו להצליח. בהקשר זה גם בחירה של אולם כנסים במרכז ללא ספק תעלה את הסיכויים למספר משתתפים גבוה, שכן עבור משתתפים רבים רמת הנגישות ונוחות ההגעה לכנס יכולה להשפיע על החלטתם האם להשתתף באירוע.
ומה עם הקייטרינג?
סוגיית המזון גם היא הינה סוגיה חשובה לכל כנס שהוא. רמת הקייטרינג מכתיבה במובן מסוים גם את הרמה והיוקרה של הכנס כולו, שכן כל אורח ומשתתף ישמח ליהנות גם מאוכל טוב, ולא רק מהרצאות מעניינות. זכרו – הפסקות הקפה הן אחד מהאלמנטים החשובים ביותר בכל כנס, כי שם מתרחש הנטוורקינג.