אודיטוריום מרכז כנסים וואהל סנטרכאשר מתכננים מפגש, תערוכה מקצועית או כנס – חסכון בזמן ובכסף הם דברים חשובים שצריך לשקול כשבוחרים את המקום המתאים לעריכת אירוע עסקי. מרכז כנסים הפך בשנים האחרונות לאופציה המועדפת על אנשי עסקים וארגונים לעריכת כנסים, לארגון יום גיבוש לעובדים או לקיום מפגשים מסוגים שונים.

מרכזי כנסים ממוקמים בדרך כלל באזורים מאוד נוחים ומבוקשים ורובם מציעים, לצד אולמות כנסים, חדרים וקייטרינג, גם מערכות אלקטרוניות משוכללות לתאורה, להגברה, ולהקרנת סרטוני וידאו.

רוב מרכזי הכנסים מציעים ללקוחות שירות מלא לשם הפקת אירועים עסקיים, וגאים להציג לראווה את השירות המעולה שהם מעניקים ללקוחות שלהם.
אמנם, בעבר נחשבו מרכזי כנסים בעולם המערבי לקצת בירוקראטיים, אבל במהלך השנים נעשו מרכזי הכנסים גמישים יותר, והיום הם קשובים לכל צרכיו של כל לקוח שלהם.

בחירת מרכז כנסים

בחירת מרכז כנסים יכולה להיות משימה לא פשוטה בהתחשב בפרטים הרבים שצריך לשקול בעת תכנון האירוע כמו מחיר, מקום לאירוע, מספר החללים הזמינים, בחירה של אירועים במקום סגור או בגני אירועים, סוג הקייטרינג ועוד. היום, קל מאוד למצוא את מרכז הכנסים המתאים מבלי לכתת רגליים. גלישה קלה ברשת האינטרנט וכל האפשרויות נפתחות בפניכם.

תוכלו למצוא בכל אתר של מרכז כנסים את המתקנים, האולמות, החדרים וכל שאר הפריטים שצריך לבדוק לפני שבוחרים מקום. לכן, הנה כמה טיפים לבחירת מקום מתאים לצורך הפקת כנסים, שיעזרו לכם לבחור את האתר הטוב ביותר עבורכם.

  • התחילו את המחקר בזמן. כלומר, מספיק זמן לפני מועד קיום אותו אירוע עסקי. חשוב לדעת שברוב המקרים האולמות והחדרים במרכזי הכנסים מוזמנים שנים מראש.
  • קחו בחשבון את מיקומו של מרכז הכנסים ואת הקרבה שלו לשדה התעופה, למלונות, למסעדות ולמרכזי בידור שונים. רצוי לבחור אולם כנסים במרכז היות והמיקום יכול להשפיע על החלטת אנשים מכל רחבי הארץ ואף מחו"ל האם להשתתף באירוע או לא.
  • בדקו אם במרכז הכנסים הפוטנציאלי יש שלטי הכוונה ראויים, אם פרישת האולמות במרחב מרכז הכנסים היא הגיונית ומתאימה לצרכים שלכם. בדקו גם את היצע שירותי המזון שהמקום מציע.
  • בדקו אם יש במקום קליטה טובה לטלפונים סלולריים (לפעמים, במרכז הכנסים יש אזורים שהקליטה בהם מכוסה ואזורים אחרים שלא).
  • וודאו שתבחרו אולם כנסים שגודלו אכן מתאים למספר המשתתפים הצפוי באירוע המתוכנן.
  • וודאו שהאולם שמוצע לכם כולל את הציוד הנדרש כמו מסך גדול, מחשב, ברקו, ציוד תאורה והגברה וכן הלאה.
  • בדקו אם יש במקום תוכניות לערוך שיפוץ בעתיד הקרוב. זאת, על מנת להבטיח שהשיפוץ לא יפריע לאותו אירוע עסקי שאתם מתכננים.
  • לקראת ניהול המשא ומתן בקשו מהנהלת מרכז הכנסים רשימה של הספקים המיוחדים והבלעדיים שלהם (קייטרינג, הגברה במקרה הצורך, פרחים וכדומה), כך תוכלו לחסוך כסף רב בטווח הארוך.
  • אל תהססו לנהל משא ומתן על המחירים ועל סוג השירותים שתקבלו בכנס. לעיתים קרובות מנהלי אירועים במרכזי כנסים, כמו גם ספקי השירותים האחרים, יותר מאשר רוצים לעבוד אתכם.
  • בדקו כל פרט אחר שרלוונטי לאירוע שאתם מתכננים.