מרכז כנסים וואהל סנטרבין אם מדובר ביום עיון, יום כיף או מסיבת עובדים, הפקת אירועים עסקיים קטנים מצריכה גם היא תכנון מוקפד להצלחת האירוע. אמנם נדמה שעקב כמות האנשים צפויות הרבה פחות הכנות, אך בין אם מדובר על אירוע קטן או אירוע רב-משתתפים, יש צורך להחליט על מקום לאירוע, אופי האירוע ותוכנו, כיבוד, ציוד טכני דרוש ועוד. על מספר דברים שחשוב לקחת בחשבון בתהליך הפקת אירוע עסקי קטן במאמר הבא.

מבחירת מקום לאירוע ועד הפרטים הטכניים הקטנים

כאשר מתכננים אירועים עסקיים קטנים יש לבחור במקום אשר יתאים הן מבחינת מספר המשתתפים הצפוי והן מבחינת אופי האירוע ותוכנו. השכרת אולם גדול שלא לצורך תגרור הוצאות מיותרות אותן אפשר לייעד לאספקטים אחרים בהפקת האירוע. בחרו מקום נגיש אליו יוכלו להגיע בקלות המשתתפים. מבחינה זו, במקרים רבים חברות ומוסדות מחפשים מקום לאירוע במרכז, בייחוד כאשר מדובר על אירוע אליו אמורים להגיע משתתפים מאזורים שונים ברחבי הארץ.

כדאי לבחור מקום מסודר אשר יוכל לספק גם את הציוד והצרכים הטכניים הדרושים לאירוע. מרכז כנסים לרוב מכיל מגוון רחב של סוגי אולמות וחללים אשר יכולים לתת מענה לאירועים קטנים וגדולים כאחד, כך שתוכלו לבחור אולם כנסים ו/או חלל אשר יתאימו באופן מיטבי לאירוע הספציפי שלכם. כמו כן, מרכז כנסים יוכל לספק לכם ציוד טכני דרוש.

מרכיב נוסף בכל אירוע עסקי מוצלח הוא כמובן הכיבוד. תכננו את סוג הכיבוד וכמות המנות שיוגשו בהתאם למספר המשתתפים ולמשך זמן האירוע המתוכנן. כדאי לבחור בחברת קייטרינג אשר מתמחה באירועים קטנים. חברה כזו תדע כיצד לבנות תפריט איכותי וטעים במחירים משתלמים.

תוכן הינו מרכיב חשוב ביותר בהפקת אירוע עסקי. אם מדובר על יום עיון אשר מורכב מהרצאות בהם היושבים אינם אקטיביים, כדאי מאד לתכנן בקפידה את סדר הדוברים וגופי התוכן כך שהקהל ימצא את התוכן מגוון ומרתק ולא יחוש עייפות וחוסר עניין ככל שהוא יימשך.

בהתאם לתכני האירוע יש לתת את הדעת על הציוד והעזרים הטכניים הדרושים כגון מקרן, מסך, מערכת הגברה וכדומה. בדקו בין המקומות הפוטנציאליים להשכרה בהם אתם מתעניינים האם מדובר על מקום לאירוע אשר כבר מצויד בכל אותם עזרים או שתצטרכו לדאוג להשכרת ציוד באופן נפרד.

לסיכום, הצלחת אירוע עסקי קטן מצריכה תכנון מראש. תכנון נכון יכול לחסוך הוצאות מיותרות על מקום לאירוע, קייטרינג, ציוד טכני ועוד. כמו כן תכנון מוקפד יבטיח אירוע מהנה עבור כל משתתפיו והשגת מטרות העסק.