איכות כנס והצלחתו תלויים במידה רבה בידע ובניסיון של מפיקיו. לארגון של כנס מקצועי ישנם מספר היבטים, כאשר אחד המרכזיים שבהם הינו בחירת תוכן האירוע, כלומר ההרצאות, הדיונים, הפרזנטציות, אירוע אומנותי וכדומה, אשר ירכיבו את סדר היום. בכדי שאלו יבואו לידי ביטוי ויצאו אל הפועל באופן הטוב ביותר חשוב ביותר לבחור בצורה נכונה מקום לכנס. יש לבחור מקום שמציע אולמות וחללים מתאימים למספר הפעילויות השונות המתוכננות ואופיין, שמתאים מבחינת מספר המשתתפים הצפויים בכל חלק באירוע, מקום שיתאים לאופי הכללי של האירוע וכו'.
מרכז כנסים
ללא ספק, המקום המתאים ביותר להפקת כנסים הוא מרכז כנסים, אשר כפי שמשתמע משמו, מיועד ומותאם לאירוח כנסים, אם כי מרכזי כנסים מותאמים גם לאירוח אירועים עסקיים ומקצועיים אחרים. מעבר להתאמתם מבחינה פונקציונלית, מרכזי כנסים מעניקים לאירועים הנערכים בהם נופך יוקרתי ואיכותי. לרוב, במרכז כנסים יהיו מספר אולמות וחללים כך שתוכלו לבחור לדוגמה בהתאם לצרכיכם אולם כנסים בו הישיבה היא במבנה של תיאטרון, מול במה או אולם כנסים בו הישיבה היא סביב שולחנות, לובי או חצר פתוחה כאזור קבלה לכנס או להצבת דוכנים או מיצגים וכו'. יש לציין שאולמות כנסים מצוידים במרבית המקרים בציוד אודיו, מקרן וכדומה בהם יש צורך בכנסים.
כנס הינו אירוע אשר מוקדש לנושא מסוים, כאשר הוא יכול להימשך מספר שעות או כמה ימים. בעוד ישנם כנסים אשר מתמקדים בנושאים ממוקדים הדורשים התמחות ספציפית ומיועדים למספר משתתפים קטן יחסית, ישנם כנסים אשר פונים לקהל רחב ויכולים להכיל אלפי משתתפים.
מטרות האירוע שונות מכנס לכנס. לדוגמה, המטרה העיקרית של כנסים אקדמיים תהיה לרוב שיתוף ידע, בעוד כנסים עסקיים יופקו למטרות שיווקיות ו/או ליצירת שיתופי פעולה.
יש לבחור מקום לאירוע בהתאם למטרותיו, לאופיו, למספר המשתתפים בו וכו'. כאמור, מרכזי כנסים מציעים מגוון אפשרויות של אולמות וחללים, ציוד טכני וכל הצרכים לארגון כנס, כך שהם יכולים להתאים גם לכנסים קטנים יחסית כמו גם לאירועים רבי משתתפים.
מקום לאירוע במרכז
שיקול חשוב נוסף בבחירת מקום לכנס הוא המיקום. מומלץ לבחור מקום לאירוע במרכז שהינו נגיש מכל צירי התחבורה העיקריים בכדי להבטיח שאנשים מכל רחבי הארץ יוכלו להגיע בקלות ובנוחות למקום. בחירה כזו מומלצת גם במקרה וישנם אורחים ומשתתפים צפויים מחו"ל הודות לקרבה לשדה התעופה. כמו כן, מוטב לבחור אולם כנסים במרכז שבקרבתו מספיק מקומות חניה, כך שאורחים ומשתתפים שיגיעו לכנס ברכבם ימצאו חניה קרובה בקלות ובמהירות. חשוב להבין שעבור אנשים רבים, למיקום הכנס משקל רב בהחלטה האם להשתתף או לא. אמנם לתוכן האירוע השפעה רבה בוודאי על היענות המשתתפים, אך גם כנס בעל תכנים מעניינים שמאורגן היטב אבל עשוי להיערך במיקום לא נגיש ואטרקטיבי עלול שלא למשוך משתתפים רבים.