הפקת אירוע עסקי כרוכה ברשימת משימות בלתי מבוטלת. פן חשוב ומאתגר בהפקה הוא בחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי. כדי להקל על התהליך, להלן 8 טיפים שיעזרו לכם לבחור את המקום המתאים ביותר לאירוע הבא שלכם.
- נגישות – מיקום הינו פרמטר בעל חשיבות עליונה למקסום הנוכחות באירוע. לפני שאתם מחליטים על אולם כנסים, וודאו שישנה תחבורה זמינה בקרבת המקום כדי שמוזמנים יוכלו להגיע בקלות באמצעות תחבורה ציבורית. כמו כן, וודאו שיש בקרבת המקום מספיק מקומות חניה במידה ומוזמנים יעדיפו להגיע ברכבם הפרטי. מבחינה זו, בחירת אולם כנסים במרכז הינה מועדפת, בעיקר אם מדובר באירוע אליו מוזמנים אנשים מכל רחבי הארץ, ובוודאי אם ישנם גם מוזמנים ומשתתפים מחו"ל.
- התאמה לאופי ולצרכי האירוע – בחרו מקום אשר יוכל לשקף את האופי הרצוי של האירוע והתדמית של העסק, וכן יתאים לקהל היעד שלכם. אם אתם מבקשים למשוך תמיכה וחסויות מגופים וארגונים שונים, יש לקחת בחשבון גם את האינטרסים והתדמית שלהם. וודאו שלא עתידים להתקיים במקום אירועים אחרים אשר עלולים להתנגש עם הצרכים שלכם והמיתוג שאתם מבקשים ליצור בעזרת האירוע.
- אולמות כנסים וחללים – מומלץ לקיים אירוע עסקי במקום אשר יוכל לספק את צרכי האירוע באופן מיטבי בהיבט של אולמות וחללים. שקלו בחירת מרכז כנסים אם מדובר על אירוע עסקי גדול וכן אם מדובר על אירוע מורכב בו מתוכננות מספר פעילויות, ובעיקר אם מדובר על פעילויות במקביל. מרכז כנסים יציע מספר אולמות כנסים עם סידורי ישיבה שונים, דוגמת ישיבת תיאטרון, ישיבה סביב שולחנות וכו', ולרוב גם אודיטוריום בו ניתן יהיה לרכז את כלל המשתתפים לפאנל, הרצאה או מופע מרכזיים. בנוסף במקום יהיו חללים לקבלת פנים, מינגלינג ועוד.
- תשתיות וציוד – חפשו מקום לאירוע אשר יוכל לספק לכם את כל התשתיות והציוד הדרושים לאירוע, דוגמת תשתיות וציוד הגברה ותאורה, במה ופודיום, מקרן וכו'. חשוב גם לוודא שהמקום מציע וויי-פיי, נקודות חשמל וטעינה וכו' לשימושכם ולשימוש משתתפי האירוע.
- אפשרויות מיתוג – חשוב מאד לקחת בחשבון את אפשרויות המיתוג במקום. מיתוג הוא המפתח, ולכן יש לוודא שתוכלו להפיק את המיטב מהמקום מבחינה זו. בררו עם נציגי המקום אילו אפשרויות מיתוג קיימות במקום. אם מדובר במרכז כנסים, תוכלו ליהנות ממגוון אפשרויות לא רק באולמות הכנסים עצמם אלא גם מחוץ למקום, בכניסה לאירוע, בחללים הפתוחים והמקורים וכו'.
- צוות – בררו מבעוד מועד לגבי צוות המקום שיוכל לעמוד לרשותכם ביום האירוע. מן הסתם יהיו דברים רבים להם תצטרכו לדאוג ביום האירוע וחשוב לוודא שיהיה צוות מקצועי ומיומן שיוכל לעזור לכם בעת הצורך. תקלות טכניות או כל תקלות אחרות במהלך האירוע יכולות לפגוע באופן משמעותי באירוע וברושם עמו יצאו המשתתפים בסיום האירוע.
- קייטרינג – בדקו האם המקום מציע שירותי קייטרינג, עובד עם ספקים קבועים מובילים בתחום או מאפשר שירותי קייטרינג חיצוניים לבדיקת התאמה לצרכים שלכם.
- עלויות – לא ניתן להתעלם מן הפן התקציבי. וודאו שעלויות המקום עומדות במסגרת התקציב שעומד לרשותכם. במידה ומצאתם את המקום המושלם עבור האירוע שלכם, אך העלויות חורגות מהתקציב, אל תהססו לפנות לנציגי אולם הכנסים ולבדוק האם ומה ניתן לקבל במסגרת התקציב הקיים.
בין אם אתם מחפשים מקום לאירוע עסקי לעובדים, לקידום מכירות או מקום לכנס לקהל מקצועי או לקהל הרחב, זהו שלב חשוב ביותר בהפקת כל אירוע ויש להקדיש לו את תשומת הלב הראויה.