חסות היא מימון מלא או חלקי של אירועים שונים, לרוב עסקיים. נותן החסות מקבל חשיפה בדרכים מגוונות, וכך מהווה החסות בפועל ערוץ שיווקי אפקטיבי עבורו ללקוחות ושותפים פוטנציאליים. יש כמה שיקולים שעומדים בפני נותני החסות כאשר הם שוקלים האם לתת לאירוע חסות, ביניהם כמות האנשים הצפויים להגיע לאירוע, החברה המארגנת את האירוע, מיקום האירוע ועוד.
ארגון אירועים עסקיים הוא דבר יקר. יש לשלם עבור מקום לאירוע, עבור הכיבוד, מרצים או אומנים שמשתתפים בו, שירותי שיווק ויח"צ ועוד. משום כך, מקובל במהלך ארגון האירוע לפנות לנותני חסות שונים כדי שיסייעו במימונו תמורת חשיפה ופרסום. הדרכים לקבל חשיפה תמורת חסות הן מגוונות וכוללות הצבת שלטים של נותן החסות, שיבוץ לוגו שלו על חוברות ומחברות, הצבת דוכן של נותן החסות, מתן זמן לנאומים והסברים ועוד. כמובן שדרגת החשיפה של נותן החסות תלויה בגודל המימון שהוא נותן והדבר מקובל ונקבע מראש.
כדי להגביר את הסיכויים להשיג חסויות מהגופים המבוקשים, מומלץ לתכנן קיום אירוע עסקי בתוך מרכז כנסים אשר מיועד לאירוח אירועים מסוג זה, ובייחוד אם מדובר באירוע מורכב. נותני חסויות ישקלו בחיוב רב יותר אירועים שעתידים להיערך במקום מסודר ויוקרתי, שכן הדבר ישליך גם על תפיסתם לגבי החברה המארגנת את האירוע, הסיכוי להצלחתו וכו'.
היתרונות של קבלת חסות מגוף מוכר וידוע הם רבים:
- מימון – קבלת המימון מאפשרת לארגן אירוע יוקרתי במקום מכובד, כגון אולם כנסים מקצועי, ולהזמין כיבוד ברמה גבוהה, הופעות ועוד.
- מוניטין – במידה ומדובר על חסות מגוף מוכר ומוביל בתחום, הרי שהמוניטין שלו מקרין גם על מארגני האירוע עצמו. משום כך ארגון כנסים ואירועים אחרים תחת חסות של גוף מפורסם, היא דרך מבוקשת ורצויה עבור כל אחד שעוסק בהפקת אירועים עסקיים.
- שירותי לוגיסטיקה – פעמים רבות מתן החסות אינו בא לידי ביטוי רק באופן כספי, אלא גם באספקת עזרים טכניים, מוצרי פרינט כמחברות וחוברות, עזרה בהצבת הדוכנים ועוד. הסיבה לכך היא שנותן החסות בעצמו מעוניין כי האירוע יהיה ברמה גבוהה ולכן הוא יכול להציע להעמיד את שירותי הלוגיסטיקה שלו עצמו לטובת המארגנים.
יתרונות אלה ואחרים מעמידים את היבט החסות כאחד השיקולים המרכזיים בארגון אירועים עסקיים.
כאמור, כאשר ארגון שוקל האם להעניק חסות לאירוע או לא, עומדים בפניו כמה שיקולים. למשל, נבדקת רמת המקצועיות של החברה שמבקשת חסות. לנותני החסויות חשוב שהפרסום שלהם יתקיים באירוע של חברה מקצועית, מה שיקרין גם על המעמד של הארגון שלהם עצמם. נוסף על כך, נבדק פוטנציאל ההגעה של קהל לאירוע. אין טעם להשקיע ולממן אירועים שמעט אנשים יגיעו אליהם וכך החשיפה של נותני החסות לא תהיה גדולה ומתן המימון לא ישתלם עבורם.
לכן מומלץ לחפש מקום לאירוע במרכז שיהיה נגיש ונוח להגעה עבור כמה שיותר אנשים. במידה ומדובר על אירוע שאליו אמורים להגיע משתתפים מכל הארץ ואף מחו"ל, הדגש על כך צריך להיות גדול עוד יותר. חשוב לוודא שבוחרים אולם כנסים במרכז אליו נוח להגיע הן עם תחבורה ציבורית והן ברכב פרטי, ובסמוך לו חניה בשפע.
וואהל סנטר הינו מרכז כנסים הממוקם בסמוך לאוניברסיטת בר אילן. במרכז וואהל מספר אולמות כנסים, אולם אודיטוריום המכיל עד 800 איש, אולם ישיבות ומגוון חללים מקורים ופתוחים. למחפשים מקום לאירוע במרכז, מרכז וואהל יכול להוות הפתרון המושלם.