הפעלה של ביתן בכנס כלשהו היא דרך מצוינת כדי לקדם את המוצר, את הארגון או את המטרה שלכם. תכנון והכנה הם המפתח שבאמצעותו תוכלו להגיע לכל אחד מאנשי המקצוע בתחום שלכם ולמשוך את תשומת הלב שמגיעה לכם.
- חפשו כנס אשר מתאים להקמת הביתן שלכם. אם אתם יכולים להשתתף באירוע דומה כחלק מהקהל המוזמן, עשו זאת. במהלך האירוע שימו לב מה עושים המציגים האחרים. הביאו פנקס ועט, ורשמו הערות על כל מה שנראה לכם חשוב בביתנים אחרים שאתם רואים, ואת כל מה שאתם חושבים שבעלי הביתן היו יכולים לעשות טוב יותר.
- הירשמו מוקדם לכנס. גלו היטב מראש מה נדרש כדי להפעיל את הביתן שבו אתם רוצים להשתתף. הירשמו ושלמו את התשלום הנדרש מראש.
זה הזמן ליצור קשר עם מארגני האירוע כדי לבקש בקשות מיוחדות. אם אתם זקוקים לתאורה מיוחדת באותו אירוע עסקי או לחשמל בביתן שלכם, למשל, הקפידו לבקש זאת מבעוד מועד. אם אתם זקוקים למערכת קול, לקירור, לגישה לרכב, או לכל דבר אחר, חוץ מהשטח שמיועד לביתן שלכם, בקשו את זה עכשיו.
אם יש לכם אפשרות בחירה לגבי מיקום הביתן באותו מרכז כנסים שבו יתקיים האירוע, בחרו באזור שבו מתרחשת התנועה הרבה ביותר. אם לא תצליחו, נסו לבחור אזור סמוך לביתנים אחרים שמושכים את אותו סוג קהל שבו אתם חפצים. - עקבו אחר כל העלויות שקשורות לאירוע, כולל השכרת הביתן, נסיעות, לינה, מתנות, אוכל, תשלומי אגרות וכדומה. כאשר האירוע יסתיים כדאי להשוות את העלויות ואת התוצאות עם אירועים עסקיים אחרים בהם לקחתם חלק, כדי להחליט אם תרצו לחזור לאירוע זה בפעם הבאה.
- ביצוע ההזמנות. אם אתם חייבים לטוס כדי להגיע לאירוע, הזמינו מראש טיסות, בית מלון והבטיחו את השכרת הרכב. אירוע עסקי בקנה מידה גדול שנערך במסגרת מרכז כנסים יכול לגרום לכך שכבר לא תמצאו מקום בקרבת מקום. לכן, הבטיחו לבצע את כל ההתאמות ברגע שאתם בטוחים שתשתתפו באירוע.
- אספו או ייצרו את המוצרים שלכם שיוצגו בביתן. האספקה שלכם תהיה תלויה באופי האירוע המדויק ובמה שאתם רוצים לקדם. אבל בכל מקרה מומלץ לשקול את הדברים הבאים:
- שלטים וכרזות. לכל הפחות, דאגו לכרזה אחת גדולה שמצהירה באופן ברור מי או מה אתם מקדמים. גם שלטים נוספים יכולים לעזור ליידע את הקהל שלכם. אל תצפו שמישהו יטרח לקרוא כמויות גדולות של טקסט תוך שיטוט בסמוך לביתן שלכם. במקום זאת, השתמשו בגרפיקה גדולה ומושכת עין ושמרו את הפרטים לפליירים שלכם. מראה אחיד לביתן שלכם שיבדל אותו מהביתנים האחרים, יעזור לכם לייחד את הדוכן ולהכין ביתן מאוחד ושלם.
- שי לקהל. דרך קלאסית למשוך את האנשים לביתן שלכם היא לחלק מתנה חינם. דוגמיות של משהו שקשור למוצר או לשירות שלכם, הן מתנה מצוינת. פריטים שמישים (עטים, חולצות, תיקים) עם שם וסמל מודפס של החברה שלכם, יכולים לפעול כתזכורות לטווח האורך וכפרסומת מהלכת. אפילו כמה מטבעות שוקולד או צלחת פיצוחים יכולים לגרום לאנשים להתקרב לביתן שלכם.