אירועים עסקיים הם חלק בלתי נפרד ממחזור החיים של כל עסק וחברה. הם משמעותיים מאוד ליצירת איכות חיים בעבודה שכן הם מאפשרים לעובדים להתאוורר, להתגבש, הם יוצרים חיבור עמוק יותר של העובד עם הארגון. לא פחות חשוב מכך, אירועים עסקיים טומנים בחובם היבטים כלכליים. אירוע עסקי מאורגן היטב מבעוד מועד, מנוהל היטב בזמן אמת וממונף היטב לאחר סיומו עשוי לשמש עבור החברה מקפצה מקצועית וכלכלית.
על אילו משתנים חשוב לשים דגש בעת הפקת אירועים עסקיים בכדי להפיק מהם ערך אמיתי, ואיך תמנפו אותם לאחר שהסתיימו?
הפקת אירועים עסקיים – את מי להזמין?
הכנתה של רשימת המוזמנים לאירוע העסקי היא אומנות בפני עצמה משום שמיפוי נכון של קהל היעד מבעוד מועד יכול לעשות את ההבדל בין אירוע מוצלח לאירוע שלא ישיג את מטרתו. במובן הזה, איכות המוזמנים חשובה במידה רבה מהכמות, משום שאם תמלאו אולם כנסים באנשים שאין בינם לבין נושא הכנס דבר וחצי דבר, הרי שסביר להניח כי לא תמצו את הפוטנציאל הטמון בו.
כשאתם מכינים את רשימת המוזמנים לאירוע עסקי, מפו תחילה את מגוון החברות הפועלות בתעשייה, וודאו שאתם מזמינים לכל הפחות שניים-שלושה נציגים מכל חברה גדולה. באותה הנשימה, אל תשכחו גם את החברות הקטנות יותר במידה ושכרתם מקום לאירוע מספיק גדול. לצד המגזר הפרטי, הקפידו לשלוח הזמנות גם לקברניטי המגזר הציבורי שעוסקים בתחומים המשיקים לתחום הפעילות של החברה שלכם – אין לדעת מתי תזדקקו להם.
ארגון אירועים עסקיים – בחירת תוכן וקביעת זהות הנואמים
נושא העל של האירוע, התוכן שיוצג בו וכמובן זהות הנואמים שיישאו דברים מרכיבים באופן טבעי את לב לבו של תהליך התכנון משום שיש מקרים שבהם התוכן הוא נגזרת של קהל היעד בעוד מקרים שבהם היחס בין השניים הוא הפוך.
בכדי להפיק את המקסימום מהאירוע העסקי שלכם יהיה עליכם לוודא שהמשתתפים ידברו עליו גם לפני תחילתו, גם במהלכו וגם אחרי סיומו. על מנת לעשות זאת יהיה עליכם להבטיח שהתוכן שלכם עונה על שלושה קריטריונים השזורים זה בזה: על התוכן להיות מעניין, איכותי ולהעניק ערך מוסף לשומעיו. התוכן חייב להיות מעניין במובן הזה שעליו להאיר זרקור על הנושאים האקטואליים ביותר שעולים על סדר היום המקצועי שרלוונטי אליכם. עליו להיות איכותי במובן הזה שעליו להיות מונגש כמו שצריך (ממד הקשור ישירות לקביעת זהות הנואמים) ועליו להיות בעל ערך מוסף במובן הזה שהנתונים או התובנות שיוצגו באירוע חייבים לחדש משהו לקהל השומעים כך שהם יבינו שהגעתם לאירוע לא הייתה לשווא.
זאת ועוד, בבואכם לבחור את הנואמים שיישאו דברים במהלך האירוע כדאי להקפיד על שילוב של דוברים מנוסים ובעלי שם בתעשייה לבין נואמים צעירים יותר שיהוו את דור העתיד שלה. השילוב הזה הוא למעשה השילוב האופטימלי משום שדובר מנוסה יוכל לחלוק עם הקהל סיפור אישי אחד או שניים מקריירה ענפה וברת שנים, ואילו דובר צעיר יותר עשוי להצביע על המגמות של המחר בתעשייה המתפתחת תדיר. כך ייהנו השומעים מכל העולמות.
מרכז כנסים יכול להוות פתרון מושלם במידה ואתם רוצים לחלק את האירוע כך שיהיו מספר מושבים במקביל. מגוון אולמות כנסים וחללים במרכז יאפשרו הצעת תכנים במקביל, כך שכל משתתף יוכל ליהנות מהתכנים שמעניינים אותו.
כיצד למנף אירועים עסקיים?
לבסוף, בכדי להפיק ערך אמיתי מארגון אירועים עסקיים חשוב מאוד להקפיד על יצירת קשר אישי עם כל אחד ואחת מהמשתתפים על מנת לא לפספס את המומנטום. במהלך השיחה תוכלו להודות להם על השתתפותם, לקבל מהם משוב שיעזור לכם לגבש לקחים לפעם הבאה ולבסוף להתניע כמובן את מגוון שיתופי הפעולה העסקיים שעשויים להיות רלוונטיים עבורכם כאן ועכשיו – ובהמשך הדרך.