יותר ויותר חברות גדולות וקטנות הבינו שכנסים הינם חלק בלתי נפרד מעולם העסקים המודרני. זו האפשרות הטובה ביותר ליצור חוויה עסקית מקצועית כאשר במסגרת הכנס מעבירים ידע טכנולוגי, שיווקי ואת כל החדשות של החברה אשר מארגנת את הכנס. בנוסף זוהי קרקע מצוינת לפיתוח שיתופי פעולה והיכרויות בין אנשי מקצוע מהתחום. והכי חשוב זו הזדמנות מיוחדת ליצור רושם, מיתוג ותדמית איכותית ומקצועית מול קהל יעד רלוונטי אשר הוזמן מראש בגלל אופי התפקיד או המקצוע.
לכן, כאשר מתכננים הפקת כנס הכל צריך להיות מאורגן וידוע מראש – אין מקום לטעויות, לא תינתן הזדמנות שנייה במקרה של כנס לא מוצלח מסיבה כל שהיא. תכנון וארגון הכנס, יום עיון או אירועי חברה כרוך בהשקעה רבה של זמן ומשאבים נוספים – החל מתכנון הלו”ז היומי רלוונטי אשר במרבית המקרים כולל הרצאות של אנשי מקצוע ומומחים, מצגות, וכמובן גם במה לדיונים פתוחים לשאלות ותשובות.
איתור מקום לכנס צריך להתבסס על כמות המשתתפים האירוע, מיקום גאוגרפי רצוי, ומספר האולמות הנדרש לקיום הכנס. כמו כן יש לדאוג מבעוד מועד להכנת כל הציוד הנדרש כגון מערכת שמע, מקרנים, ושאר הציוד האורקולי אשר נדרש למצגות ולהרצאות, ביתני ודוכני תצוגה ועוד.
אחד הדברים החשובים אשר נדרש גם זו חברת קייטרינג איכותית אשר תספק את המענה הקולינארי לכנס.
ישנה חשיבות רבה לבחירת חברה מתאימה אשר תוכל לתת לכם מענה ושקט תעשייתי בכל הנוגע למזון וכיבוד לאורך כל הכנס. במקרים רבים יש צורך לדאוג גם לארוחת בוקר וגם צהריים, ושבמהלך כל הכנס יהיו שתיה קלה וחמה עם כיבוד קל זמינים למשתתפים.
קייטרינג לכנסים – אין ספור אפשרויות
ישנם מספר סוגי קייטרינג אפשריים עבור כנסים – דוכני מזון אשר יתאימו לארוחת הבוקר וגם לצהריים, עמדות קפה ומתוקים ועוד. קייטרינג חלבי אשר יכול לספק מגוון רחב של ניחוחות איטלקיים ועוגות או קייטרינג בשרי עם ניחוחות צרפתיים או דרום אמריקאי.
הבחירה בסוג קייטרינג הרלוונטי נעשית בהתאם לאופי ולמטרות הכנס וכמובן עליו להיות מותאם גם לקהל היעד. כדאי להתייעץ עם חברת הקייטרינג בנוגע לתפריט ולסוג המנות אשר יוגשו. לארוחת בוקר מומלץ מאוד להיעזר בתפריט מגשי אירוח חלביים עם עמדת קפה ושתיה קלה אשר יספקו פתרון מצוין לכל משכימי הקום אשר מיהרו להגיע לכנס ולא אכלו דבר. לארוחת הצהריים תפריט בשרי או חלבי עשיר אשר ישביע את כל המוזמנים, אך לא יגרום למוזמנים לכבדות ולתחושת עייפות.
ישנם כנסים ואירועים אשר בהם ישנה חשיבות רבה ליצירת אזור מינגלינג אשר בו אמורים הקשרים העסקיים להירקם. באזור הזה, בין אם מדובר על אולם כנסים, לובי או כל חלל אחר, ניתן לספק תפריט בסגנון קוקטייל עם מלצרים מסתובבים, כך שהמוזמנים יוכלו לנהל שיחות עסקים בצורה ניחוחה בעודם עומדים ואוכלים. התפריט אשר יוגש על ידי צוות המלצרים יהיה תפריט צלחת מזלג והוא יכול להיות על בסיס חלבי או בשרי.
שרות עיצוב נראות וטעם
חשוב מאוד לתת את הדעת גם על נושא השרות והמראה, כי אחרי הכל זה חלק מהרושם שרוצים להשאיר על באי הכנס.
- שרות מעל הכל – צריך לבדוק היטב את רמת השרות של צוות המלצרים ושאר נותני השרות של חברת הקייטרינג. לדוגמה, הופעה חיצונית עם מראה אחיד ופורמלי, עובדים בוגרים אשר מסורים לעבודתם.
- עיצוב ונראות – כיצד מוגשות המנות – אחרי הכל העין טועמת ראשונה. אחד הדברים החשובים ביותר הוא שהמנה תגרה את העין.
- טעם – אין ספק שזהו המבחן האחרון אשר אמור להשאיר טעם של עוד.
אם בשלושת הפרמטרים הללו יש LIKE, זוהי אידניקציה שהאירוע עבר בהצלחה, ואין ספק שאת הכנס הזה לא ישכחו בקלות.