מצגת ההרצאה היא הליבה המקצועית של אירוע עסקי. הצלחת אירוע עסקי נמדד על פי קריטריונים רבים חשובים לא פחות, אך אם מצגת ההרצאה לא בנויה כראוי, היא יכולה לפגום באיכות האירוע כולו.
חשיבות המצגת
מצגת איכותית הבנויה כראוי היא זו שתצליח ללכוד את תשומת לבם של משתתפי האירוע, לערב אותם בתכנים ולגרות חשיבה וקבלת החלטות. הרושם שהמצגת מעבירה יכולה להיות מקצועית בעלת ערך מוסף או חובבנית שתפגע בתדמית העסק עצמו.
מצגת טובה בשילוב אלמנטים נכונים תביא לקשב וריכוז מיטבי של קהל המשתתפים ותתרום בסופו של דבר לתדמית העסקית של החברה המפיקה את האירוע העסקי.
איך כדאי לארגן את המצגת?
פתיחה
הרושם הראשוני הוא החשוב ביותר. זוהי הכניסה שלכם לפרזנטציה וכפי שתציגו את עצמכם בתחילת ההרצאה כך יתייחסו אליכם. ההצגה העצמית צריכה להיות עניינית לא מנופחת מידי ומלאה בפרטים לא רלוונטיים על עצמכם, אך גם לא צנועה מיד. הקפידו למסור פרטים הרלוונטיים אך ורק להרצאה.
הגדירו גבולות זמנים הקובעים את זמן תחילת הפרזנטציה וסופה. בנוסף לכך, הגדירו את מטרות המצגת והכללים הנלווים אליה- למשל לשאילת שאלות בסוף כל נושא. הגדרת יעדי המצגת והזמן המוקצב לה, יעזור למקד את קהל המשתתפים לסיבה לשמה התכנסנו ויביא להקשבה גבוהה יותר.
לגבי סוגי הפתיחות – ניתן לפתוח את המצגת עם סרטון, פתגם מעניין, נתונים סטטיסטיים מפתיעים, אנימציה, שאלה לקהל, דוגמה אישית וכדומה. חשוב כי תתחילו את ההרצאה עם אנקדוטות מעניינות שימשכו את תשומת הלב כבר מההתחלה ויעזרו לקהל להישאר בעניינים.
שקופיות הפתיחה
שקופית פתיחת ההרצאה צריכה להיות עם עיצוב מושך ובעלת ניסוח תקין. שקופית הפתיחה צריכה לכלול את ראשי הפרקים של ההרצאה – מהו הידע שצריך לעבור בהרצאה ומה הם היתרונות והערך המוסף שמידע זה יביא לשומע.
גוף הפרזנטציה
הקפידו לא להלעיט את המצגת בפרטים מיותרים. מצאו את הדרך הטובה ביותר להעביר את המסר המרכזי במעט מילים, אך שעדיין יהיה ברור מספיק. זכרו כי על כל נקודה במצגת, המשתתפים מקבלים הסבר מלא בע"פ ולכן אל תרגישו צורך לנסות להכניס הכל למצגת אחת. הכניסו רק נקודות עיריות במעט מילים ואת ההסברים וההרחבות עשו בעל פה. כך יהיה למשתתפים קל יותר לעיקוב אחר הדברים ולזכור את הנקודות העיקריות גם לאחר ההרצאה.
הקפידו לשלב את משפטי המפתח – הנקודות העיריות ביותר, בכותרות ומעטו בעובדות ומספרים יבשים. שילוב של אסוציאציות כגון דוגמאות או סיפורים להמחשה במידה נכונה יכולים להיות דרך מעולה לשמור ואף להעלות את רמת הקשב.
בין נושא לנשוא וודאו כי הקהל עוקב ועדו סיכומי ביניים קצרים על הנקודות המרכזיות שהועברו. כך תוכלו לעורר את הקשב מחדש ולאפשר שאלות מן הקהל.
לסיכום ההרצאה יש תפקיד מכריע מאחר וזהו השלב בו הקשב גבוהה והרבה מהמידע שזוכרים לאחר מכן נמצא בסיכום. לכן, את שלב הסיכום העבירו ביתר אנרגיה וסכמו את המידע העיקרי בלבד. עוררו את הקהל מחדש עם נקודות לדיון ומתן אפשרות לשאלות ותשובות וסיימו את ההרצאה בנימה חיובית ומרשימה תוך קריאה לפעולה – מה המשתתפים יכולים לקחת ממנה והלאה.
וואהל סנטר, מרכז כנסים ואירועים, המאפשרים אירועים עסקיים מורכבים, יכול להיות המקום המושלם עבור הפקת אירוע מנצח. המרכז הממוקם במרכז הארץ כולל מגוון אולמות, חלל התכנסות מרווח, מרפסות וחצרות אירוח המאפשרים מקום לאירוע עסקי מורכב עם קבלת פנים, מופע מרכזי ופיצולים לחללי פעילות נוספים. עם צוות עובדים מסור ושירות נלווים הניתנים על ידי מיטב החברות המובילות בארץ הכולל עיצוב אומנותי, שירותים אור קוליים, קייטרינג, תרגום סימולטני ועוד, תוכלו להבטיח את הפקת האירוע המושלם עבורכם.