עסקים, ארגונים וחברות רבות מחפשים כל פעם מחדש דרכים מגוונות להפוך את הכנסים שלהם לסיפורי הצלחה ולכאלה שיעזרו להם לבלוט מעל המתחרים. אם גם אתם שותפים לצורך הזה, הרי לכם חמישה כללי ברזל שיסייעו לכם להפוך כל כנס למצליח, לא משנה באיזה תחום.

  1. כלל ראשון: דאגו לנוחות של האורחים שלכם

לשם ההבהרה, כשאנו אומרים "נוח" אנחנו לא מתכוונים רק לכיסא שעליו ישבו האורחים, אלא לכל מה שמסביב: החל מההגעה לאולם הכנסים ועד לסיום הכנס. חשבו למשל: האם לאורחים שלכם יש חניה מסודרת ונגישה? האם בין הרצאה להרצאה, או בין פאנל לפאנל וכד', יש לאורחים שלכם היכן לדבר\לנוח\להתמנגל? האם יש להם מספיק מקומות לשבת בפטיו בעת ההפסקה? זכרו אגב, לשים דגש מיוחד על הטמפרטורה באולם, שכן אולם מקפיא או לחלופין חם מדי, לא עשוה טבו לאף אחד.

  1. כלל שני: דאגו לכיבוד, קפה ומה שבניהם

כל אירוע חברתי בשאר הוא חייב לכלול גם כיבוד, סוף פסוק. בייחוד כשאתם מעוניינים להפיק כנס מרשים, דאגו לקייטרינג איכותי לפני תחילת הכנס או בהפסקה וכד'. זכרו, אוכל מחבר בין אנשים, גם בכנסים עסקיים. זה לא אומר שאתם חייבם לדאוג לאורחים שלכם לארוחות מפוארות כן, אבל גם אם החלטתם ללכת על הקונספט של בופה מתוקים בלבד או משהו בסגנון, עשו לעצמכם טובה ובחרו בבופה יוקרתי ואיכותי וכן הלאה.


מרכז כנסים במרכז

  1. כלל שלישי: בחר אולם מתאים

אולם כנסים הוא בדיוק מסוג הדברים שאסור, אבל אסור להתפשר עליהם בארגון הכנס. על עניין הנוחות כבר דיברנו, אולם חשוב להדגיש כי למיקום האולם, גודל האולם וכמובן גם הנראות הפנימית שלו, חשיבות רבה לרושם שהאורחים יקבלו על החברה, הארגון או העסק שלכם בעת הכנס. לכן, כשאתם בוחרים מקום לכנס, קחו בחשבון את הפרמטרים הללו ואל תזניחו אף אחד מהם.


מקום מעולה לכנס

  1. כלל רביעי: העניקו ערך מוסף לאורחים

ערך מוסף יכול להיות הרצאות בנושאים אקטואליים, סדנא רלוונטית או אפילו שי סמלי שכל אחד מהאורחים יקבל בעת השתתפותו בכנס. שבו עם צוות החברה וחשבו כיצד תוכלו להפוך את הכנס למעניין יותר, אטרקטיבי ומושך בעיני האורחים. כמו כן, דאגו לתכנית כנס שתשאיר את האורחים שלכם במקום בלי לצאת באמצע.

  1. כלל חמישי: שלבו הומור היכן שאתם יכולים

הומור הוא מסוג הכלים המדהימים האלה, שגורמים לאנשים לחייך, ליהנות ולהרגיש כי העבירו את הזמן בנעימים, גם כשמדובר בעיסוק בנושאים משעממים לכאורה. לכן, ההמלצה שלנו היא למצוא דרכים שונות לשלב הומור בפעילות הכנס, בין אם מדובר בהרצאות, מפגשים וכד'.