בכל שנה מרכזי כנסים מארחים מספר רב של כנסים ואירועים עסקיים. בעוד חלקם מיועדים לקהל הרחב, אחרים מכוונים לאנשי עסקים ומקצוע מתחום ספציפי. בכדי להבטיח הצלחה של אירוע מן הסוג השני והיענות רחבה לאירוע, חשוב להבין מה המשתתפים הפוטנציאליים ירצו להפיק מהכנס. בכדי שמנהלי חברות ואנשי עסקים יגיעו לאירוע שלכם ו/או ישלחו את עובדיהם, הם יצטרכו להסיק שהאירוע ייתן להם ערך כלשהו. הגעה לאירוע שלכם משמעה יהיה במרבית המקרים איבוד שעות עבודה, וההוצאה הפיננסית תגבר אם מדובר על אירוע שההשתתפות בו היא בתשלום. אז איך תגרמו להם להבין שההשקעה משתלמת?
אירועים עסקיים יכולים לספק הזדמנויות ייחודיות לרכישת ידע וכישורים מקצועיים, ליצירת קשרים, לחשיפת המותגים של המשתתפים ועוד.
- נטוורקינג – כנסים ייעודיים לתעשיות מסוימות יכולים לספק לאנשי מקצוע הזדמנות לאינטראקציה עם קולגות. וודאו שאתם מספקים למשתתפי הכנס שלכם הזדמנויות לשוחח עם חברים למקצוע ועם מומחים בתחום. למרות שבעידן המודרני האינטרנט מספק הזדמנויות רבות לתקשורת, אין תחליף לשיחה פנים מול פנים ליצירת קשר עמוק יותר. וודאו שהתוכן של הכנס יאפשר הזדמנויות לנטוורקינג ובחרו מקום לכנסים עם חלל מתאים לכך.
- פיתוח כישורים מקצועיים – כנסים מקצועיים רבים מציעים הרצאות וסדנאות בהנחיית מומחים מהתחום ואנשים בעלי השפעה. מטרת הפעילויות הללו היא ללמד את המשתתפים כישורים חדשים ושיפור הביצועים בעבודתם. לכן, חשוב לבחור בתכנים אשר אכן יספקו למשתתפים תוכן יעיל ופרקטי, ולהעביר את ההרצאות והסדנאות בתוך אולם כנסים מתאים, אשר מצויד בכל התנאים הדרושים בכדי לאפשר לכל המשתתפים להפיק ממנו את המירב.
- חשיפת מותגי המשתתפים – אנשי עסקים אשר משתתפים בכנסים מקצועיים מייצגים מותג, בין אם הם בעלי החברה או עובדים בה, והם ירצו לחשוף אותו בפני משתתפים אחרים. החל מתגי שם ממותגים ועד ליצירת מעורבות באמצעים דיגיטליים תוך כדי הכנס, חשבו על דרכים יצירתיות לאפשר למשתתפים להראות מעורבות ולחשוף את המותג שלהם.
- השראה – מהתכנים ועד לעיצוב מקומות לכנסים, דאגו לכך שהאירוע שלכם יביא השראה למשתתפים. חשבו על דרכים יצירתיות 'מחוץ לקופסה' שיוציאו את המשתתפים מהרוטינה היומיומית ויגרמו להם לחוויה רעננה ומלהיבה. חוויה חדשה, מלאת אנרגיה, תגרום להם לחזור למשרד עם טעם טוב ואנרגיה מחודשת.
בסופו של יום, אם אתם רוצים בהפקת כנסים אסטרטגיה לטווח ארוך, המטרה היא לא רק למשוך משתתפים לכנס הספציפי. העבודה לא מסתיימת בשלב ההרשמה. תרצו ליצור עבורם חוויה חיובית בעלת ערך, ובכך לגרום להם להגיע לאירועים נוספים, ו'להפיץ את הבשורה' לקולגות נוספים. מבחינה זו, חשוב למנף את האירוע ולנקוט צעדים אקטיביים שיעודדו אותם לעשות זאת, לדוגמה באמצעות מעורבות ברשתות החברתיות.