ללא ספק, בחירת מקום לכנסים הוא אחד הדברים החשובים איתם מתמודדים מפיקי אירועים. יש לבחור מקום שיתמוך במטרות האירוע ויעזור להשיג אותן, והדבר תלוי לא רק במבנה עצמו – כמה אולמות כנסים הוא מכיל, מה גודלם וכו' – אלא גם במנהלי המקום והצוות שעובד בו.
נקודת המגע הראשונה של מארגני אירוע כנס עם מקום בו הם שוקלים לערוך אותו היא בשלב הבירור הראשוני, שמטרתו להבין כמה שיותר על המקום, המבנה שלו, האפשרויות השונות מבחינת עיצוב המקום, סידורי הישיבה, הקייטרינג ועוד. מקום לאירועים עסקיים וכנסים שלא יודע לספק תשובות צריך להעלות נורה אדומה. האופן בו הצוות במקום מספק תשובות יכול גם לתת אינדיקציה לגבי הניסיון שלו בתחום, היכולת לספק מענה לצרכים שלכם בשלב תכנון האירוע וכן ביום האירוע עצמו.
חשוב לבחור מקום לכנס בו ההנהלה והצוות נגישים ויכולים לספק תשובות ככל שאלו עולות בהקדם, לפני ובמהלך האירוע. קצרים בתקשורת יכולים להעיב על היחסים במקרה הטוב ולפגוע בהצלחת הכנס במקרה הגרוע. לכן, חשוב לוודא שתקבלו את מלוא הפרטים בכל הנוגע להשכרת המקום והתנאים הנוגעים לכך. לדוגמה, האם המקום עובד עם ספקים ספציפיים, אילו תשתיות וציוד קיימים במקום והאם השימוש בהם כלול בהצעה, האם ניתן לעצב את המקום בהתאם לצרכים שלכם ועוד. רק בעבודה צמודה מול מנהלי מרכזי כנסים תוכלו להבטיח תקשורת פתוחה ושקיפות שתאפשר לכם להבין בדיוק מה תוכלו לקבל במקום, ומה לא יהיה אפשרי, ועל פי זה לבנות אירוע מוצלח.
דבר נוסף שתרצו לפגוש בעבודה מול מנהלי מקומות לכנסים הוא גמישות. כיום בעולם הפקות האירועים העסקיים יש תמיד רצון לחדש ולהפתיע, וחשוב למצוא מקום שיזרום גם עם דרישות לא אורתודוכסיות ו'מחוץ לקופסא'.
אם כן, ישנן נקודות שעולות מיידית כשחושבים על השכרת מקום לכנסים כמו מיקום – השכרת אולם כנסים במרכז או באזור אחר בארץ – מספר האולמות במקום וגודלם, אפשרויות הקייטרינג, עלות ההשכרה וכו'. בנוסף לאלו, מומלץ לתת את הדעת לרושם אתם מקבלים לגבי הנהלת המקום. אלמנט זה יכול בהחלט להשפיע על ההצלחה או הכישלון של האירוע. חשוב לוודא שתעבדו מול גורם אמין, שיציג בפניכם באופן מלא את כל האפשרויות במקום, כולל המגבלות שבו, ויפגין גמישות היכן שניתן. יש לבחור מקום בו ההנהלה והצוות יעבדו ביחד אתכם לטובת הצלחת האירוע. בסופו של דבר המקום צריך לשרת את מארגני האירוע באופן שיאפשר הוצאה לפועל של תכנית האירוע על הצד הטוב ביותר.