הפקת כנס או אירוע עסקי גדול אחר היא משימה מורכבת הכוללת בתוכה אלמנטים רבים דוגמת בחירת אולם כנסים, הגדרת תוכן האירוע והפעילויות השונות, הזמנת מרצים ומנחים, תכנון אסטרטגיית שיווק ועוד. לא פעם, הפקת כנסים ואירועים עסקיים כוללת גם השגת חסויות לאירוע מגופים שונים, בעיקר חברות עסקיות.
ישנם יתרונות רבים בהשגת חסויות לאירוע. ראשית, חסויות מהוות תמיכה פיננסית להפקת האירוע ויכולות לכסות באופן חלקי או מלא הוצאות שונות דוגמת השכרת מרכז כנסים, שירותי קייטרינג, שירותי פרסום ושיווק ועוד. בנוסף לפן הפיננסי, חסויות מגופים ידועים ומובילים בתחום בו עוסק הכנס יוסיפו יוקרה לאירוע ויכולים לסייע במשיכת קהל להשתתף באירוע.
המשפט הבא אולי יישמע הגיוני וכמעט מיותר, אך לא תמיד שמים עליו דגש בחיפוש אחר נותני חסויות: הגישה למשימת השגת חסויות צריכה להיות התמקדות בחברות אשר מעוניינות באופן ספציפי במתן חסות לאירועים, ולא לפנות למגוון חברות ללא סינון כלשהו. גישה כזו ממוקדת הרבה יותר, תחסוך משאבים ותביא לתוצאות טובות הרבה יותר.
להלן מספר טיפים שיעזרו לכם למצב אתכם ואת האירוע שלכם בפני נותני חסויות פוטנציאליים:
- הבינו מדוע חברות מעוניינות לתת חסות לאירועים – מתן חסות משמעה השקעה בלתי מבוטלת ולכן חשוב להבין מהו ההחזר על ההשקעה בו מעוניינות החברות הללו. לדוגמה, האם החברה מעוניינת בחשיפה לקהלים חדשים? או אולי השגת לידים מלקוחות פוטנציאליים? מטרה נוספת של נותני חסות היא הגדלת החשיפה ברשתות המדיה החברתית. אמנם בחירת מקום לאירוע עסקי היא אחד האלמנטים החשובים ביותר בהפקת כנס או כל אירוע עסקי אחר, אך כיום האירוע פעמים רבות חורג מגבולות המיקום הפיזי הודות לאינטרנט ולרשתות החברתיות. כך, נותני חסות יכולים ליהנות מנוכחות מוגברת ברשתות המדיה החברתית הודות לנוכחותם באירוע, אם דרך הערוצים שלהן או דרך תוכן משותף עם מארגני האירוע. אם תצליחו להבין מה החברות מבקשות להשיג על ידי מתן החסות, תוכלו להדגיש כיצד ישיגו זאת על ידי מתן חסות לאירוע שלכם.
- הגדירו מהם הקריטריונים למתן החסות – בנוסף להגדרת החזון והערכים של האירוע, חשוב שתגדירו מה אתם מצפים מהחברות שנותנות חסות. חשוב שתגדירו מה המאפיינים של נותני החסות בהם אתם מעוניינים. חשוב שהערכים של החברות יהיו תואמים עם אילו שלכם ושל האירוע שלכם. זכרו שמתן חסות אינה רק קשורה לפן הפיננסי אלא מהווה שותפות ועל נותני החסות להביא גם ערך אמיתי לאירוע בכדי ששני הצדדים ירוויחו ממנה.
- חפשו חברות שנתנו חסות לאירועים דומים לשלכם – לאחר שהבנתם מה מטרות נותני חסות והגדרתם את הקריטריונים הגיע הזמן לחפש את החברות הנכונות, כלומר אלו אשר יש יותר סיכוי שיהיו מעוניינות במתן חסות לאירוע שלך באופן ספציפי. דרך טובה להתחיל היא בחיפוש אירועים דומים לשלכם ולבדוק מי נתן להן חסות. אם מארגני האירועים הדומים אינם מתחרים ישירים שלכם, נסו לפנות אליהם ולהתייעץ עימם בנושא.
- חפשו חברות עם המשאבים הנכונים – מעבר לנכונות של חברות לתת חסות, הם צריכות בסופו של יום להחזיק במשאבים הדרושים לכך. הכוונה ראשית היא לחברות עם תקציב מספיק לצרכים שלכם. אין טעם בהשגת חסויות אם הן לא יסייעו לכם לכסות עלויות של השכרת מקום לכנס והוצאות נוספות ותותיר אתכם עם מינוס גדול. מעבר לנושא הכספי, כדאי לבחור חברות עם מחלקות שיווק ופרסום משל עצמן שיוכלו לתת 'דחיפה' גם מהצד שלהן לשיווק האירוע.