מתלבטים לגבי בחירת מקום לאירוע שלכם? מחפשים מקום לכנס אשר יהיה בדיוק מה שאתם צריכים? מרכזי כנסים במקרים רבים יכולים להיות הבחירה המושלמת שכן הם מציעה הן את היתרונות של אולמות וחללים מקורים והן חללים פתוחים.
מרכזי כנסים
מרכזי כנסים מציעים מספר אולמות כנסים, הנבדלים זה מזה בגודלם, בצורת האולם והפעילויות אשר יכולות להתקיים בו. לדוגמה, אולם אודיטוריום שונה מאולמות אחרים בהיותו מדורג ובעל במה, ולרוב מכיל ציוד טכני שמאפשר הקרנת מצגות, סרטוני וידאו, ציוד אודיו ועוד. אולם כנסים מסוג אודיטוריום יכול להתאים לאירועים רשמיים בהם משולבים הרצאות ופאנלים, אך גם לפעילויות בעלות אופי יותר של פנאי כמו הופעות אומנותיות. בניגוד לאולם אודיטוריום מדורג במרכז כנסים ניתן למצוא במרבית המקרים גם אולמות בעלי רצפה שטוחה בהם ניתן לערוך ישיבה סביב שולחנות.
בנוסף לאולמות, מרכז כנסים כולל חללים כגון מבואות (לובי), שהינם חללים מקורים בהם מיועדים להתכנסות, לכיבוד קל, לשהייה בהפסקות בין הרצאות או פעילויות אחרות וליהנות מהזדמנות למפגש עם אנשים אחרים, יצירת קשרים וכו'.
ישנם מרכזי כנסים אשר מציעים גם חללים פתוחים שונים, החל מחצרות קטנות ועד חללים גדולים דוגמת אמפי פארק האחדות במרכז כנסים וואהל סנטר, אשר יכול להכיל עד 3,000 מוזמנים.
מרכזי כנסים יכול להוות פתרון אידיאלי אם אתם מחפשים מקום לכנס גדול רב-משתתפים, בין אם מדובר על כנס בעל אופי אקדמי הכולל הרצאות ופאנלים ובין אם מדובר על כנס בעל אופי עסקי יותר בו מספר חברות ירצו להציג את השירותים או המוצרים שהן מציעות בביתנים. עם זאת, מרכז כנסים יכול להוות פתרון אידיאלי גם אם אתם מחפשים מקום לאירוע קטן יותר, שכן אין הכרח לשכור את כל המתחם – תוכלו לבחור את האולמות והחללים המתאימים לצרכים שלכם.
בחירת מקום לאירוע בהתאם לאופי ולצרכים הספציפיים שלו
לכל אירוע יש את האופי והצרכים הספציפיים שלו. בכדי להבטיח את הצלחת האירוע יש להגדיר היטב את מטרות האירוע, ולמפות את הצרכים שלו, גדולים כקטנים. כאשר מחפשים מקום לאירוע יש לקחת בחשבון אלמנטים רבים, לדוגמה:
- מה מספר המשתתפים הצפויים באירוע?
- אילו סוגי פעילויות מתוכננות? האם יהיו פעילויות שיתקיימו במקביל?
- אלו אולמות וחללים מציע המקום? האם הוא מכיל גם מרחבים פתוחים?
- מה משך האירוע המתוכנן (מספר שעות, מספר ימים)?
- מהם הצרכים הטכניים של האירוע? האם משתתפים מסוימים זקוקים לציוד לא שגרתי? האם יש צורך בציוד וידאו, אודיו, לייזר וכו'?
- מהי ההכנה של מרכז הכנסים מבחינת בטיחות, אספקת חשמל ותשתיות? מה הציוד הטכני הקיים במקום?
- איזה ציוד נוסף יהיה צריך לשכור?
- ועוד…
לרוב אנשי צוות במרכז כנסים בעל ניסיון רב באירוח אירועים גדולים יותר ופחות יוכל לעזור ולתרום להפקת האירוע בזכות הידע והניסיון כמו גם הקשרים עם אנשי מקצוע שונים, ובכך להקל על משימת תכנון האירוע והוצאתו לפועל בהצלחה מירבית.