מרכז וואהל -  מרכז כנסים

 קבלו 7 טיפים שיעזרו בתהליך הבחירה

בין אם אתם מפיקי אירועים עסקיים מנוסים או עובד בארגון עליו הוטלה מלאכת הפקת האירוע, בחירת מקום לאירוע עסקי מתוכנן מהווה אלמנט בעל חשיבות רבה להצלחת האירוע. למרות העומס הכרוך בתהליך הפקת אירוע עסקי, יש להשקיע בכך מחשבה וזמן ראויים בחיפוש והשוואה בין מקומות שונים. בסופו של דבר, מציאת המקום הנכון לאירוע חשובה אם ברצונכם להבטיח הגשמת היעדים והמטרות של האירוע.   


להלן טיפים שיעזרו לכם לנווט בהצלחה במשימה של מציאת המקום המושלם לאירוע שלכם:

ספקו בריף מפורט

לפני שאתם מתחילים בחיפוש אחר מקום לכנס, לאירוע עבור העובדים או כל אירוע עסקי אחר, הכינו בריף ברור שישרת אתכם. הכנת בריף כזה לפני שאתם מחפשים מקום לאירוע ומערבים צדדים נוספים, יהפוך את התהליך לקל ויעיל יותר עבור כולם. יש לכלול בבריף את המטרות והצרכים של האירוע, התקציב, כמות המשתתפים הצפויה ומאפיינים נוספים כמו נגישות ושירותים שיידרשו.
עבודה יסודית על הבריף תסייע לכם לצמצם את רשימת המקומות הפוטנציאליים לאלו שמתאימים בצורה הטובה ביותר לצרכים שלכם. לאחר מכן תוכלו לשלוח למספר מרכזי כנסים ומקומות מתאימים אחרים בקשה להצעת מחיר. צירוף בריף מפורט יחסוך לשני הצדדים זמן יקר, ותוכלו לקבל הצעה ממוקדת, ולא להיכנס להתכתבות מתמשכת הלוך ושוב להבהרות ותיקוני ההצעה.

חפשו מקום לאירוע עסקי עם הרבה אפשרויות

כדאי לחפש מקום לאירוע שמסוגל לספק שימושים שונים לחלל נתון, בייחוד אם אתם מתכננים אירוע 'מחוץ לקופסא'. וודאו שהמקום יכול לספק את התנאים הדרושים למה שאתם מתכננים. מבחינה זו, כדאי לפנות למרכזי כנסים אשר כוללים מספר אולמות כנסים וחללים נוספים, רצוי עם אפשרות לשינויים מודולריים בחללים השונים.   

בקשו לעבוד עם איש קשר אחד בכל מרכז כנסים ואירועים

אין דבר שמבזבז יותר זמן מחיפוש בין מיילים שונים מאנשי קשר שונים מאותו אולם כנסים או אולם אירועים. לכן, דרשו פרטי קשר של אדם אחד בלבד איתו תוכלו לעמוד בקשר, כדי לחסוך זמן, לקבל תשובות לשאלות שלכם באופן היעיל ביותר, ולהימנע מבלבולים עקב שיחות עם אנשים שונים.

מקום לאירוע עסקי הוא השותף שלכם, לא ספק

התייחסו למקום לאירוע עסקי כשותף, לא כספק, למרות כל המתח והלחץ הכרוכים בהפקת האירוע. צוותי מרכזי כנסים ואירועים מחזיקים בידע עשיר שאתם יכולים להרוויח ממנו, והם ישמחו לשתף אתכם בו אם תתנו להם הרגשה שאתם מעריכים אותם. יחס כזה גם יגרום להם להיות יותר נכונים להתאמץ ולענות על הצרכים שלכם בשלבי תכנון האירוע וכן ביום האירוע, בו לעיתים יהיה צורך במענה מהיר ויעיל לאתגרים בלתי צפויים.

הכינו רשימת צ'ק ליסט לפני הגעה למקום

לאחר שצמצמתם את המקומות הפוטנציאליים הרלוונטיים, הגיע הזמן לבקר במקומות ולהתרשם מהם במו עיניכם. הכינו מראש רשימה של המידע שתרצו לקבל מצוות המקום. אל תפחדו לשאול שאלות רבות , שכן חשוב שתקבלו תמונה מלאה לגבי מה שהמקום יוכל לספק ביום האירוע, וכך תמנעו הפתעות בהמשך, הוצאות נוספות וכדומה.

וודאו מהם השירותים שהמקום מציע

בררו אילו שירותים המקום מספק בעצמו, ובמידה ואינו מספק בעצמו שירותים נלווים דוגמת הגברה, קייטרינג וכו', האם יש לו רשימה סגורה של ספקים עימם הוא עובד. זהו אלמנט אשר יכול להשפיע על התאמת המקום לאירוע שלכם.

בקשו לקבל את הכל בכתב

לעיתים תגיעו למקום שנראה לכם מושלם ותרצו לסכם דברים במקום. חשוב שהכל ייעשה בכתב, כולל שירותים מיוחדים שביקשתם, כדי למנוע בעיות בהמשך. במידה והיו סיכומים או שינויים טלפוניים, כדאי לתעד את זה גם בהתכתבות במייל, וכך ניתן יהיה ליישב אי הבנות אם יעלו בהמשך.