מרכז כנסיםכל ארגון או חברת הפקה אשר מתכננים כנס ודאי שואפים להצלחתו. תכנון נכון של הכנס ושיווק יעיל שלו יבטיחו כנס עם נוכחות מרשימה של משתתפים, אירוע אשר זורם ללא תקלות, פידבקים חיוביים מן המשתתפים בו והשגת המטרות שהוגדרו עבור הארגון היוזם.

בכדי שתוכלו להימנע מכמה שיותר טעויות ואתגרים שעלולים לפגוע בהצלחת הכנס, ריכזנו עבורכם כמה טעויות ודרכים להימנע מהן וכן אתגרים והדרך להתגבר עליהם.

מרכז כנסים ריק

ללא ספק, מרכז כנסים ריק הוא הסיוט של כל ארגון, מפיק ואיש שיווק. ארגון כנס כרוך בהשכרת מרכז כנסים עבור האירוע, הזמנת מרצים ומנחים, שיווק ופרסום האירוע ועוד. הפחד הגדול הוא כמובן שלא תהיה היענות וביום האירוע מרכז הכנסים יעמוד ריק.

כדי להימנע ממצב כזה, חשוב להשקיע במאמצי שיווק אשר לא ייפנו רק לקהל לקוחות קיימים ומשתתפי כנסים קודמים, אלא גם לקהלים חדשים. כמו כן, חשוב להשתמש בערוצי שיווק מגוונים, ובכלל זאת רשתות חברתיות, ואם יש צורך להשקיע גם בערוצי שיווק בתשלום – קידום ממומן. נסו לרתום גם את המרצים והמנחים לשווק את האירוע.

מעבר לזה, ישנם פרמטרים אשר יכולים להשפיע לרעה על הנכונות להשתתף בכנס, ולהקשות על הצלחה, גם אם תשקיעו את מירב המאמצים בשיווק. תוכן האירוע כמובן צריך לעניין את קהל היעד, וגם למיקום חשיבות. מומלץ לבחור מקום לכנס שהינו נגיש בקלות, הן ברכב פרטי והן בתחבורה ציבורית ובכך לשלול אפשרות שאנשים שהיו רוצים להשתתף בכנס לא יגיעו בגלל מגבלה לוגיסטית להגיע למקום בקלות ובמהירות.

אולמות כנסים מלאים ולצידם אולמות ריקים

כנסים רבים מתאפיינים בהרצאות וסדנאות שונות המתקיימות במקביל. מצב בו ישנם אולמות כנסים ריקים, גם אם אחרים מלאים באותו זמן, אינו רצוי. בעת תכנון כנס חשוב לבחור דוברים אשר יציעו תוכן רלוונטי ומעניין למשתתפים, ולהקצות לכל הרצאה אולם כנסים בגודל מתאים לכמות המשתתפים הצפויה, בהתאם לתחומי העניין של המשתתפים בכנס, ההיסטוריה של המרצה, טרנדים בתחום ועוד. כך, אף אולם לא יישאר ריק או ריק למחצה. גם שיבוץ ההרצאות לאורך היום יכול להשפיע על הנוכחות באולמות, וחשוב לעשות זאת בחוכמה כדי לא להביא למצב בו אולם אחד יהיה מלא ואחר יהיה ריק. כיום ישנם כלים דיגיטליים אשר מאפשרים למארגני הכנס להביא להרשמה מראש של משתתפים להרצאות השונות, ובהתאם לכך לשבץ את ההרצאות והסדנאות באולמות מתאימים.

מרכז כנסים מלא במשתתפים לא מתעניינים

בניגוד לתרחיש הראשון שהבאנו מעלה, כאן ישנו מרכז כנסים מלא, אך האנשים שהגיעו לכנס לא מתעניינים בתכניו, ולא מראים מעורבות. ישנן דרכים לגרום למעורבות של משתתפים לפני ובמהלך כנסים. לפני האירוע ניתן לבקש מהמשתתפים שאלות שירצו שיעלו בהרצאות, בפאנלים ובסדנאות, לערוך וובמינרים הקשורים לפעילויות שיהיו בכנס, ולשלוח אימיילים המיועדים לפלחים מסוימים מהנרשמים בהתאם לתחומי העניין שלהם לגבי פעילויות שונות באירוע.

אם כן, באמצעות תכנון נכון, ובכלל זאת בחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי דוגמת כנס, וכן מאמצי שיווק נכונים, ניתן להבטיח כנס מלא משתתפים אשר ימלאו את האולמות השונים ויפגינו עניין ומעורבות.