יותר ויותר חברות מכירות בחשיבותו של עריכת כנס עסקי לחיזוק מותג החברה. מלבד העובדה כי זו הזדמנות מצוינת לגייס שותפים חדשים, ערך החברה עולה הן בעיני עובדי החברה והן בעיני משתתפי הכנס גם אם אינם לקוחות פוטנציאלים. ידוע כי בעולם השיווק כל פעולה להפצת מותג העסק תורם בדרך זו או אחרת להצלחה הכלכלית שלו. גם כאשר קשה למצוא קשר ישיר, חברות רבות מבינות כי על ממנת להיתפס כחברה מקצועית המכבדת את עצמה בעולם העסקי, חלק בלתי נפרד מהעניין הוא עריכת כנסים עסקיים. הכנס העסקי ואיך הוא יראה הוא בסופו של דבר הפנים של החברה עבור משתתפי הכנס, לכן עולה החשיבות שבעריכת כנס עסקי ברמה המקצועית והאיכותית ביותר.
חשיבות הבחירה הנכונה עבור מיקום הכנס
חברות רבות כיום, גדולות ובינוניות, עורכות כנסים אלו כחלק מהעבודה השיווקית שלהן, אך אין זה אומר כי כל כנס עסקי עושה חסד עם העסק ומצליח להעלות את תדמית המותג בעיני המשתתפים. כנס עסקי שאינו מנוהל וערוך בצורה המקצועית הנדרשת, יכול אף לגרום נזק לתדמית החברה ולכן אין להקל ראש בדבר בחירה נכונה של מקום לאירוע.
כנס איכותי חייב לכלול את אזור קבלת הפנים, שצריך להיות מעוצב בטוב טעם ולשדר אופי מכובד לאירוע. כמו כן, חייב שיהיה אזור המוקצה במיוחד להרצאות השונות בכנס ולעתים גם נדרש חללים שונים עבור הרצאות שונות המועברות במקביל. בנוסף לכך, כנסים המתנהלים על פני יום שלם ואף חצי יום יכולים להיות עמוסים מידי עבור המשתתפים בכנס כך שמרפסת או חצר הצמודה לאירוע יכולה בהחלט להוות הפוגה קצרה מרצף ההרצאות.
אירוח כנסים ברמה גבוהה
לא כל מבנה יכול להיות מתאים עבור כנסים עסקיים ובכדי להבטיח אירוע בלתי נשכח שבאמת ישאיר את חותמו על משתתפי הכנס, חשוב לבחור במקום המיועד לכנסים מעין אלו. מרכז כנסים יכול להיות הפתרון המשולם עבור כנס עסקי. מרכז כנסים המכבד את עצמו ומבין בחשיבותו של הפקת אירוע עסקי חייב לכלול חלל התכנסות מרווח המיועד עבור שלב קבלת הפנים, מספר חללים עבור אירועים המנהלים הרצאות במקביל, אודיטוריום עבור כנסים המכילים מספר משתתפים רב וכמובן מרפסות וחצרות אירוח בו יהיה ניתן לשאוף אויר צח ולצאת להפסקות קצרות. מרכזי כנסים לרוב יכללו גם אולמות המאפשרים ישיבה סביב שולחנות המתאימים למופעים בעלי מספר רב של משתתפים.
מעבר לכך, חשוב לוודא כי מרכז הכנסים אחראי לספק את השירותים הנלווים כגון קייטרינג, שירות אור קולי, שירות תרגום סימולטני ועוד. ניהול נכון של מגוון השירותים ועבודה עם מרכז כנסים המבטיח את השירות האיכותי ביותר, יבטיח את כנס עסקי מקצועי ובאיכות גבוהה שימלא את ייעודו השיווקי, את תדמית מותג החברה ויתרום להצלחתה הכלכלית.