הפקת כנסים היא דבר שבשגרה בקרב ארגונים שונים. הסיבות להפקת כנס הן רבות וכוללות קידום מכירות, יח"צ, השתלמויות, כנסים לתורמים ולמתנדבים ועוד. הארגון של כנס יכול לארוך חודשים רבים, החל משלב קביעת המועד והקונספט, דרך ארגון תכני היום עצמו, פרסום האירוע והזמנת משתתפים וכו'.
כמובן שארגון כנס של עשרות משתתפים שונה לוגיסטית מארגון כנסים גדולים יותר, ופעמים רבות גם המטרה, האופי והתכנים של הכנס ישפיעו על הצרכים הלוגיסטיים. מבחינה זו בחירה נכונה של מקום לאירוע יכולה להיות קריטית להצלחת הכנס, שכן חשוב לבחור מקום בעל תשתית לוגיסטית מתאימה לצרכי האירוע. תכנון ותיאום נכונים של כלל ההיבטים הלוגיסטיים של כנס יבטיח זרימה יעילה של האירוע על כל מרכיביו, ללא כל תקלות ועיכובים.
בין ההיבטים הלוגיסטיים של כנסים ניתן למנות הקמת ביתנים, במות ודוכנים, גנרטורים, שילוט, ריהוט, תאורה, הסעות וחניה ועוד. בין האלמנטים שישפיעו על הצרכים הלוגיסטיים:
- כמות המשתתפים הצפויה – ארגון כנס המיועד לעשרות משתתפים שונה מארגון כנס המיועד לאלפי אנשים. לדוגמה, סוגי וגדלי אולמות כנסים וחללים מקורים ו/או פתוחים שייבחרו עבור האירוע ישתנו בהתאם. יש לוודא שבכל אולם כנסים התשתית והציוד הטכני הדרושים לפעילות המתוכננת בו.
- תכנים – תכני הכנס וודאי משפיעים גם הם על הצרכים הלוגיסטיים. במידה והכנס כולל תערוכה, יהיה צורך בהקמת ביתנים ודוכנים. במידה ומתוכננות הרצאות ופאנלים, יהיה צורך לפחות בבמה אחת. מבחינה זו, מומלץ לבחור במרכז כנסים הכולל אולם אודיטוריום בו במה מובנית, מה שיחסוך משאבים למארגני הכנס.
- נגישות – חשוב ביותר לתת את תשומת הלב בבחירת מקום לכנס לנושא הנגישות בשני אספקטים: נוחות הגעה למקום וחניה והסעות במידה ויש בכך צורך, וכן נגישות לבעלי מוגבלויות. שני אלו יבטיחו נכונות מרבית של אנשים להגיע לכנס.
יתרונות מרכז כנסים מקצועי
מרכז כנסים מקצועי מציע מגוון של אולמות כנסים, ביניהם לעיתים גם אולמות אודיטוריום, וכן חללים נוספים המתאימים לקבלות פנים, תערוכות ועוד. בחירה של אולם כנסים במרכז שכולל את כל האפשרויות הללו, מקל על ארגון ההיבטים הלוגיסטיים של ארגון הכנס.
אם הנכם מחפשים מקום לאירוע במרכז, וואהל סנטר יכול לספק פתרון אידיאלי לאירוע שלכם. המקום מיועד לאירוח כנסים ואירועים עסקיים גדולים, ומנוסה באירוח אירועים רבים בכל שנה, עבור המגזר העסקי, הציבורי וכן המגזר השלישי. כמקום אשר מיועד לאירוע אירועים מסוג זה, במקום תשתית לוגיסטית מתאימה. במרכז מספר אולמות כנסים וחללים, כולל אודיטוריום מפואר המכיל עד 800 איש, ואלו מאפשרים קיום מספר פעילויות במקביל.
המיקום המרכזי של וואהל סנטר ליד אוניברסיטת בר אילן שברמת גן מבטיח גישה מהירה ונוחה מכל צירי התחבורה העיקריים כך שהאירוע יכול למשוך משתתפים מכל הארץ. בנוסף, המקום נגיש לחלוטין לבעלי מוגבלויות.