אולם הכנסים הוא מטבעו, מרכיב משמעותי בכל הקשור להצלחת הכנס והרושם הניתן ממנו לאורחים, כל שכן במקרה בו הנכס הוא בינלאומי. במאמר הבא, נעסוק במאפיינים חיוניים של כנס בינלאומי ובכלל, שיסייעו לכם לבחור אולם כנסים במרכז ובכלל – לארגן כנס מוצלח.
נתחיל עם המאפיינים הכלליים של כנס מנצח
מאפיינים כלליים של כנס מנצח
אולם כנסים הוא מטבע הדברים מאפיין חשוב בכל הקשור לארגון כנס מוצלח, וודאי שבכנס בינלאומי. האולם משפיע רבות על הרושם הניתן מהכנס, על האווירה וכן, על שלל מאפיינים טכניים במהלך הכנס. ראשית, חשוב מאוד להקפיד על אולם כנסים ייצוגי, אלגנטי ואסתטי. אולם כנסים מהווה את הפנים של הכנס במידה רבה ולכן, הרושם הראשוני על מארגני הכנס יינתן לאורחים דווקא ממראה האולם, ברגע הכניסה. בייחוד בכנס בינלאומי, בו יש צורך לשמור על רשמיות ואלגנטיות, נמליץ לא להתפשר בשום מצב על נראות האולם.
בנוסף, חשוב מאוד להתאים את גודל האולם לכמות האורחים באופן המושלם. הדבר תלוי כמובן בלו"ז האירוע ובסוג הכנס, לדוג' אולם כנסים עם פטיו רחב יתאים לכנסים בהן האורחים יידרשו "להתמנגל", בעוד שבכנסים אחרים האורחים בכלל לא יידרשו לכך וכן, אולי עדיף להתמקד באולם הישיבה בלבד.
מאפיין טכני שיש להתעכב עליו במיוחד הוא האקוסטיקה באולם עצמו. באופן כללי, בכל כנס בינלאומי (או לא) מומלץ לדאוג לציוד הגברה איכותי, אולם בכנס בו האקוסטיקה איננה טובה, גם ההגברה החזקה ביותר לא תמנע מהכנס להפוך למאוס ולא נעים, שכן כולנו ידועים עד כמה אקוסטיקה גרועה משפיעה על הנכונות להקשיב ולהמשיך לשהות במקום.
על מה חשוב להקפיד בעת ארגון כנסים בינלאומיים?
בפסקאות הקודמות עסקנו בחשיבות נתונים טכניים שונים של האולם, אולם בהפקת כנסים בינלאומיים, יש לתת תשומת לב יתרה לכמה מאפיינים של הכנס, ע"מ שהאורחים שאינם דוברי עברית יוכלו להתמצא בו בצורה נוחה. מרבית העצות שניתן לכם כעת יעסקו בדאגה לאורחים שאינם מישראל, במקרה בו לא כל הכנס יועבר בשפה האנגלית.
במידה ויש באפשרותכם לעשות זאת, מנו איש צוות מיוחד שיודע אנגלית ברמה גבוהה לכוון את האורחים מחו"ל. ההכוונה צריכה להתבטא בהסבר אודות מקומות הישיבה, מהלך הכנס וכד'. בנוסף, חשוב מאוד להעניק פרוספקטים אודות הכנס גם בעברית וגם באנגלית, בעמדה בכניסה לאולם הכנס.
שנית, במידה ויש בכנס מרצים או נואמים שאינם דוברי עברית, חשוב ביותר גם לדאוג לעדכן אותם מבעוד מועד אודות הסדר המדויק של ההרצאות, מתי הם יצטרכו לעלות, וכן, כאמור, גם אם לא תוכלו להעמיד איש צוות ייעודי להכוונה עבור האורחים מחו"ל, עדיין חשוב לדאוג לאדם כזה לפני ההרצאות.