המגזר השלישי, הכולל עמותות וארגונים ללא מטרות רווח, פועל לצד המגזר הציבורי והמגזר הפרטי. המטרה של ארגונים אלה היא קידום אוכלוסיות מוחלשות או מטרות חברתיות-ציבוריות בתחומים שונים דוגמת חינוך, רפואה, תרבות, איכות הסביבה ועוד. אמנם חלק מארגונים אלה מקבלים תקציב ממשרדי ממשלה שונים, אולם בדרך כלל הם תלויים במידה רבה אם לא לחלוטין בתרומות וסיוע מאנשים ומארגונים אחרים, הן סיוע כלכלי והן סיוע בדמות התנדבות ושימוש בקשרים ומשאבים וכדומה. מבחינה זו, אירועים משמשים מטרה חשובה עבור ארגוני המגזר השלישי שכן הם מהווים ערוץ לגיוס תרומות וסיוע.
בכדי להבטיח שעמותות וארגונים אחרים ללא מטרות רווח ישיגו את המטרה – גיוס תרומות וסיוע – מומלץ להפיק אירועים מסוג זה במקום מכובד אשר ערוך לאירוח אירועים מסוג זה, מרכז כנסים אליו יהיה ניתן להזמין אורחים מכובדים, תורמים פוטנציאלים ומתעניינים אחרים בפעילות העמותה.
מטרות אירועים לעמותות
כאמור, במרבית המקרים המטרה הסופית של אירועים לעמותות היא גיוס כספים וסיוע אחר בכדי שיוכלו להמשיך את פעילותן הברוכה. אירועים מסוג זה כוללים לרוב ברכות, הסברים ואף הופעה אמנותית שכל הרווחים ממנה מוקדשים לגיוס כספים ותרומות לעמותה.
בנוסף למטרה זו קיימות מטרות נוספות לאירועי המגזר השלישי, ביניהן:
- חשיפת העמותה ויצירת קשרים – יח"צ ופרסום העמותה משרתים לחשיפת העמותה הן לתורמים ושותפים פוטנציאליים, לאנשים שיכולים להתעניין בהתנדבות וכן לקהלים שיכולים להפיק תועלת מפעילות העמותה. אירוע יכול להיות חלק מאסטרטגיית חשיפת העמותה, מטרותיה ופעילותה. תכנון מקדים יכול להביא לכיסוי תקשורתי והפצת חומרים על האירוע ברשתות חברתיות ורחבי האינטרנט.
- חיזוק קשרים עם תורמים ובעלי השפעה – אירועים יכולים להיות אמצעי לשמירה על קשרים קיימים עם תורמים, בכירים ובעלי השפעה במגזרים שונים. חשוב לבחור מקום לאירוע שיכבד את המעמד ויתאים למיתוג העמותה.
- אירוע הוקרה לפעילים ולמתנדבים – עמותות פועלות לרוב על סמך התנדבות ועזרה של אנשים פרטיים. אירוע עמותה הוא הזדמנות מצוינת להזמינם ולהודות להם על עזרתם ופעילותם למען מטרות הארגון. לא פעם אירוע מסוג זה ישרת גם מטרות נלוות של יח"צ.
הפקת אירוע לעמותה במרכז כנסים
בכדי להבטיח שתבחרו מקום מתאים לאירוע, יש להגדיר תחילה באופן ברור את מטרות האירוע ותוכנו. במידה רבה, מקום לאירוע עסקי, יתאים גם לאירועים של המגזר השלישי, שכן יש מן המשותף עם המגזר העסקי, וזאת לעומת אולם אירועים פרטיים, שלא יהיה בהכרח ערוך לצרכים של אירוע עמותה.
בחירת המקום תשפיע במידה רבה על הנכונות של המוזמנים לאשר את השתתפותם. מיקום ונגישות הינם דוגמה לשיקולים שישפיעו על כך. בנוסף, חשוב לבחור מקום מכובד ומקצועי אשר יקרין על העמותה והאופן בו תיתפס על ידי המוזמנים. מבחינה זו, אולם כנסים במרכז יהווה לרוב את האופציה המועדפת. מיקום מרכזי יהיה נוח להגעה לאנשים מרחבי הארץ, הן ברכב פרטי והן בתחבורה ציבורית. בנוסף, אולם כנסים ישדר רצינות ומקצועיות, כראוי למוניטין רצוי של עמותה.
מרכז כנסים ואירועים מקצועי, כמרכז וואהל, יאפשר לעמותה הפקת אירוע מוצלח ומוקפד, עד הפרט הקטן ביותר. מרכז וואהל ממוקם במרכז הארץ, בצמוד לאוניברסיטת בר אילן, במיקום נוח ונגיש. המרכז כולל מספר אולמות כנסים, ביניהם גם אודיטוריום המכיל עד 800 איש, וכן חללים רבים, כך שכל ארגון יוכל לקבל מענה לצרכים הספציפיים שלו. במקום כלל השירותים והציוד הדרושים להפקת אירוע מוצלח. הפקת אירוע לעמותה במרכז וואהל תאפשר הוצאה לפועל של האירוע תוך העברת המסר הנכון והשגת המטרות שהוגדרו.