בחירת מקום לכנס אקדמי הינה אחד האלמנטים בהפקת האירוע שיכולה להכריע בין כנס מוצלח וכנס כושל. כנס אקדמי לרוב עוסק בתחום מחקר מסוים, בין אם מתחום מדעי הרוח, מדעי החברה, מדעים מדויקים דוגמת מתמטיקה ומחשבים, מדעי הטבע כגון רפואה ועוד. מטרת כנסים אקדמיים הינה להציג מחקרים מובילים עדכניים ודיסציפלינות מחקר מובילות בתחום. עבור המרצים בכנסים מסוג זה זוהי הזדמנות לחשיפה ולהצגת מחקריהם. כמו כן, הן עבור המרצים והן עבור משתתפים אחרים, כנסים מסוג זה מהווים הזדמנות להיחשף להתפתחויות האחרונות בתחום, ליצור קשרים ושיתופי פעולה עם קולגות ואף לעיתים להשיג תמיכה ומימון למחקרים קיימים או מתוכננים.
בכדי להבטיח הצלחה של כנסים אקדמיים ישנו צורך בתכנון מוקפד של האירוע על כל פרטיו – בחירת מקום לאירוע, מועד האירוע וסדר היום שלו, תכני האירוע והמרצים, פרסום ושיווק האירוע ועוד. מקום לכנס צריך לענות לצרכים השונים של האירוע ולאפשר את כל התנאים לקיומו ביום האירוע ללא תקלות.
כנסים אקדמיים מורכבים מהרצאות ופאנלים בהשתתפות חוקרים בכירים בתחום מהארץ או מרחבי העולם במידה ומדובר בכנסים בינלאומיים. במרבית המקרים בין ההרצאות ישולבו הפסקות לצורך מינגלינג וכיבוד קל או ארוחות. לעיתים יהיה גם אלמנט של מופע אומנותי.
מרכז כנסים לכנס אקדמאי
מרכז כנסים מותאם, כפי שניתן להבין משמו, לאירוח כנסים, אשר מטבעם הינם אירועים מורכבים ורבי משתתפים. בנוסף, מרכז כנסים מהווה מקום מכובד ויוקרתי כיאה לכנס אקדמי.
מרכזי כנסים מכילים מגוון אולמות וחללים, ולכן מאפשרים תכנון סדר יום מורכב, מעניין ומגוון לכל כנס. אולם כנסים מותאם להרצאות פרונטליות ומושבים אקדמיים. מרכז כנסים מכיל מספר אולמות כנסים כך שניתן לערוך מספר מושבים במקביל, או לבחור את האולם או האולמות המתאימים לכל הרצאה בהתאם למספר המשתתפים הצפוי בה. בנוסף לאולמות כנסים בהם ישיבת תיאטרון פרונטלית מול המרצה, במרכזי כנסים אולמות וחללים נוספים אשר יכולים להתאים למרכיבים אחרים באירוע דוגמת קבלת פנים, הפסקות למינגלינג, ארוחות, פעילויות בעלות אופי חברתי, מופעים אומנותיים ועוד. בנוסף, מרכזי כנסים עונים על הצרכים הטכניים הכרוכים בכנסים דוגמת במה, פודיום, ציוד סאונד והגברה, מקרן ועוד.
מקום לאירוע במרכז
בין אם מדובר על כנס ארצי או בינלאומי, מקום לאירוע במרכז עדיף ממקום מרוחק ובלתי נגיש. מקום לאירוע במרכז יהיה נגיש הן לאנשים שמגיעים עם רכבם הפרטי והן לאלו אשר יבקשו להגיע בתחבורה ציבורית. הגישה למקום לאירוע במרכז מהירה ונוחה גם למשתתפים מחו"ל המגיעים משדה התעופה.
כנס אקדמי יכול להיות בן יום אחד או מספר ימים. החשיבות של בחירת מקום לכנס במרכז עולה עוד יותר כאשר מדובר על כנס של מספר ימים, שכן מיקום מרכזי יהיה נוח יותר עבור אנשים שיזדקקו לסידורי לינה. האפשרויות במרכז מבחינה זו רבות הרבה יותר מן הפריפריה. כמו כן, המרכז מציע אפשרויות רבות יותר לשעות הפנאי בין ההרצאות ולבילוי בערבים.
אם כן, ישנה חשיבות רבה לבחירה נכונה של מקום לכנס אקדמי. יש לבחור מקום לאירוע אשר עונה באופן הטוב ביותר לצרכי הכנס ויוכל לאפשר הוצאתו לפועל באופן הטוב ביותר. בסופו של יום, מקום לכנס יכול להשפיע על מידת הצלחת האירוע והמידה בה מטרותיו יושגו.