בין אם אתם מעצבים אולם כנסים לאירוע עסקי ללקוחות, לעובדים או לקהל הרחב, ניתן ורצוי להיות יצירתיים באופן בו אתם מסדרים את האולם, עושים שימוש בטכנולוגיה ואפילו בעיצוב התיקים והמתנות שתחלקו למשתתפים באירוע. רעיונות עיצוביים מקוריים וייחודיים יבליטו את האירוע שלכם וייצרו את האווירה הנכונה להגשמת מטרות האירוע.
בחרו קונספט עיצובי בשלבים מוקדמים של הפקת האירוע, והגדירו מה מייחד אותו
הדבר חשוב במיוחד אם מדובר בתחום עסקי בו עורכים אירועים עסקיים וכנסים רבים. רק כך האירוע שלכם יבלוט ויקבל את 'הבמה' הראויה.
אולם כנסים שמתאים לרעיונות העיצוביים שלכם
בחרו אולם כנסים שיאפשר לכם להגשים את החזון שיצרתם. מבחינה זו, מרכז כנסים מהווה בחירה אידיאלית שכן הוא מכיל מגוון אולמות כנסים וחללים פתוחים נוספים, מה שמגדיל את הסיכוי שתמצאו אולם כנסים שמתאים בדיוק לצרכים שלכם. יתרה מכך, ישנם מרכזי כנסים שבהם אולמות מודולריים כך שאפשר לשנות את החלל בהתאם לצרכים שלכם. הדבר נכון בוודאי אם אתם מחפשים מקום לכנס, אירוע מורכב ורב משתתפים בו מתקיימות מספר פעילויות שונות במקביל בכל רגע נתון.
היו יצירתיים בבחירת סידורי הישיבה באולם הכנסים
כשחושבים על כנס או אירוע עסקי דוגמת ועידה לרוב חושבים על ישיבה סביב שולחנות כמו בכיתת לימוד או בישיבת תיאטרון באולם אודיטוריום. במקרים מסוימים כדאי להציע מספר סידורי ישיבה ולתת למשתתפי האירוע לבחור האם לשבת מול שולחן, ליהנות מהנוחות של כורסה, לשבת על כסאות מוגבהים וכו'. הנוחות חשובה במיוחד כאשר מדובר על אירוע עסקי ממושך. דוגמה מעניינת לשילוב סידורי ישיבה היא סידור שורות של כסאות ולקראת סוף החדר הצבת שולחנות גבוהים וכסאות גבוהים למעוניינים להשתמש במחשב הנייד במהלך הרצאה. אם מדובר על פעילות בעלת אופי קליל יותר שמטרתו לגרום למשתתפים חוויה כיפית ומרגיעה, יתכן שכדאי לשקול סידורי ישיבה אלטרנטיבית.
לאחר שהחלטתם על סידור הישיבה הרצוי, בחרו מקום לאירוע עסקי אשר מאפשר סידור החדר כפי שתכננתם. לדוגמה, במקרים מסוימים אולם כנסים עם רצפה מדורגת יספק מענה יותר טוב מאולם כנסים עם רצפה שטוחה, בעוד באחרים המצב יהיה הפוך.
מרכז כנסים עם תשתית טכנולוגית
באירועים עסקיים וכנסים רבים, ובוודאי כאלו העוסקים בתחום הטכנולוגי ישנה חשיבות רבה לבחירת מרכז כנסים אשר יספק את התשתית הטכנולוגית הנדרשת. אם המשתתפים הם אנשים שזקוקים לחיבור לחשמל עבור מכשירים שונים, עמדות טעינה, גישה לאינטרנט וכו', וודאו שהמקום יכול לספק מענה הולם לצרכים ולכמות המשתתפים הצפויה. יש לוודא שהעיצוב המתוכנן לאירוע תומך במילוי הצרכים הללו באופן הטוב ביותר.
ספקו למשתתפים אזור שיאפשר מינגלינג ושיחות
כאמור, מרכז כנסים מספק אפשרויות רבות של חללים פתוחים בנוסף לאולמות הכנסים, כך שתוכלו לספק למשתתפים אפשרות למפגש פנים מול פנים עם קולגות, וכן עם מרצים ומנחים, וכך 'לשבור' את האווירה הנוקשה של הרצאה פרונטלית. עיצוב ייחודי של החלל יכול לעזור ביצירת אווירה חופשית ומשוחררת וכן לספק להם נושא להתחלת השיחה.